産業保健

【産業保健】派遣管理システム導入事例

Excel管理の限界を越えて運用課題を見える形に

派遣管理システムの導入前、A社は求職者のエントリーから成約までをExcelで管理していたため、入力・更新・集計に多大な工数を要していました。加えて、情報の一元管理と「見える化」が進まず、事業立ち上げ期の運用フローづくりや定期的な法改正への対応準備にも大きな業務負荷となっていました。

派遣管理システム導入後は、エントリーから契約、勤怠、請求、稼働後管理までをシステムでひも付けることで、進捗状況の可視化を実現。アナログな管理業務が減った分、マネジメントが本来行うべきコア業務に時間を割ける状況が生まれました。法改正に対応するバージョンアップも迅速なので、現場の負荷軽減にもつながっています。

参照元：マッチングッド公式HP（https://www.matchingood.co.jp/case/primary-assist/）

派遣先の産業保健担当・派遣元会社が派遣管理システムを選ぶポイント

訪問・面談の予定が崩れないスケジュール管理

産業医の訪問や面談は、定期実施に加えて急な依頼が入ることも多い業務です。そのため複数の事業場を担当するケースでは、シフトやスポット稼働、拠点別の予定、移動時間を同じ画面で確認できると、二重予約の防止に効果的。予定変更時の一斉共有やリマインド機能、代替要員の割り当てまでスムーズに行える設計であれば、なお理想的です。

また、外部カレンダーとの連携や、派遣先ごとに閲覧範囲を分けられる機能があるかどうかも重要な確認ポイントです。

産業医・保健師の資格と委嘱契約をひも付ける

産業医・保健師の経歴、保有資格、対応可能領域をスタッフ情報として整理し、派遣先ごとの委嘱契約(期間・条件)と結び付けて管理できることが重要です。契約満了の通知や更新漏れ防止のアラート機能があれば、年度替わりの手続きが集中する時期でも滞りなく進められるでしょう。守秘義務やアクセス権限の設定、提出書類の期限管理も必須になります。

また、資格更新の記録や関連書類の保管場所まで一元管理できれば、さらに運用が効率化するでしょう。

面談・巡視の記録を残し報告までつなげる

面談実施、職場巡視、衛生委員会参加などの履歴を案件単位で記録できれば、報告書作成や過去対応の参照がスムーズになります。派遣先ごとに書式が異なる場合に備え、帳票テンプレートや入力項目を柔軟に調整できるかどうかも確認しておきましょう。ファイル添付、検索、エクスポート機能の使いやすさも重要な要素です。また、対応ステータス管理や次回フォロー日のリマインド機能があれば、対応漏れの防止にもつながります。閲覧権限の設定機能もあわせて確認しておきましょう。

操作がシンプルで定着しやすい設計

直感的に入力できることを前提に、スマホからでも打刻・申請・承認が完結する設計であれば、現場への定着がスムーズになるでしょう。まずはデモやトライアルで登録から契約、勤怠、請求までの一連の流れを実際に操作し、その使い勝手を体感してみることが大切です。

また、画面の表示項目を必要最小限に絞れる機能があれば、入力負担が軽減されてミスの削減にもつながります。

制度変更への追随とサポート・セキュリティ

派遣法の改正や電子申請連携の義務化など、労務関連の制度は定期的に変更されます。システムがこうした制度変更に追随できるかは、長期運用を考える上で見逃せないポイントです。ベンダーのアップデート方針や対応スピード、導入後の問い合わせ窓口の充実度、設定変更時の支援範囲などを事前に確認しておくことで、法改正時の対応負担を大幅に抑えられるでしょう。

加えて、産業保健業務では従業員の健康情報という機密性の高いデータを扱います。そのため、セキュリティ面も重要な比較項目となります。具体的には、ユーザーごとの権限管理機能、操作ログの記録・保存、定期的なバックアップ体制が整っているかどうかを確認しましょう。さらに、データの保管場所(国内データセンターか海外か)、認証方式(二段階認証の有無など)、ベンダーの運用体制やセキュリティ認証の取得状況まで確認することで、より安全性の高いシステム選定につながります。