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派遣スタッフが予定通りに予定通りの勤務先で仕事を開始しているのか、あるいは契約通りの労働時間で従業しているのかなど、派遣会社は取引先へ送り出しているスタッフの勤務状況を把握しておかなければなりません。
勤怠管理システムを導入していない派遣会社の場合、スタッフ一人ひとりの稼働状況を把握することは不可能です。
常日頃からスタッフの勤務状況を把握しておかなければ、もしも派遣スタッフが36協定で定められた労働時間を超過して時間外労働を強いられている場合などに対応が後手に回ってしまいます。
特に単発や日雇いなどの案件を取り扱っている派遣会社の場合、「明日の現場の人員に1名分空きが出たから、追加で派遣してもらえる?」といったような突発的な受注が発生する可能性があります。
このような場合に勤怠管理システムを導入していない派遣会社では、登録スタッフの勤務スケジュールが把握できないため、どのスタッフに打診すれば良いのかわかりません。
結果的にしらみつぶしにスタッフに電話やメールで打診することになり工数がかかるほか、もしもシフトが空いているスタッフが見つからない場合はせっかくのビジネスチャンスを逃してしまい機会損失となります。
派遣スタッフの勤怠情報はただスタッフの稼働状況を把握するためだけのものではありません。
派遣会社にとってスタッフの勤務情報は、取引先に請求する料金やスタッフに支払う賃金の根拠となる重要な情報です。
勤怠管理システムを導入していない派遣会社の場合、膨大な量のスタッフの勤務情報を目視や手作業で計算して、給与を決定したり取引先に請求しなければなりません。
これでは締め作業に多大な時間と労力が必要になるだけでなく、計算間違い等のヒューマンエラー発生のリスクも高くなります。
勤怠管理機能を搭載した派遣管理システムを導入すれば、派遣スタッフの打刻情報に基づいて、スタッフ一人ひとりの稼働状況がリアルタイムかつ一覧で把握できるようになります。
システムによっては、契約上の労働時間を超過した場合に自動でアラートを通知してくれるものもあり、不測の事態もいち早く感知・対処することができます。また、登録スタッフの勤務スケジュールを照会できるシステムもあるため、突発的な案件受注が発生してもスピーディーにスタッフをアサインすることができます。
さらに、派遣管理システムには勤怠管理機能と給与・請求管理機能が連動しているものが多く、勤怠データに基づいて自動で給与支払いや請求を行ってくれるため、工数やヒューマンエラー発生リスクを大幅に削減することができます。
このサービスは、残業警告時間のしきい値を3段階で設定することができます。
弊社では月45時間を基点として、注意・警告・超過時間の設定をしています。
それぞれのしきい値に到達すると、勤務表の残業集計項目が色付けされ、目で確認することができます。また、月間・3ヶ月・年間での集計値の一覧表示もあります。
さらに、社員の残業については、上司に迅速に注意を促す運用が必要と考え、残業警告をE-mailで自動配信する機能も活用しています。
このサービスを活用することで、36協定に対して『先手を打つ』ことができるようになりました。
その他にもさまざまなメリットが生まれています。
引用元:株式会社アスペックス公式サイト(https://www.aspex.co.jp/case/case15-株式会社旅人様/)
導入前は約300名のスタッフの勤務集計作業に2、3日要していて、そこから更に総務の確認作業もありましたので、かなりの時間を要していました。
e-navi導入後は、集計が自動化される上、計算ミスも気にする必要がなく、作業時間を大幅に短縮する事ができました。
また以前は交通費集計でミスが多く苦労していましたが、これも自動集計出来るので助かっています。
引用元:e-naviタイムシート公式サイト(https://ts.e-creation.jp/casestudy/cm0297_main.html)
人の手で行っていた管理作業のほとんどをシステムに置き換えられたので、導入の効果を大きく実感しています。
スタッフの勤怠記録をいちいち手入力してデータ化する作業が大きな負担だったので、何もしなくても日々の勤怠が自動的にデータ化されていくのはありがたいです。
臨時スタッフが勤務に入る場面も多くあるのですが、代務員勤務の記録もシステムでしっかり管理できるので、後から混乱することもなくなりました。
運用開始してすぐに打刻管理もお任せすることにしたので、打刻漏れチェックなどの管理も現場に大きな負担をかけずに始めることができました。
今は勤怠データを残業や有給休暇の管理に活かし始めたところです。
働き方改革の問題や企業として取り組まねばならない課題も多いので、今後は機能のカスタマイズも含め、色々と使い勝手の良いシステムにしていこうと思っています。
引用元:かえる勤怠管理公式サイト(https://japanpt.org/case/case-2/)
「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)
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特長 | 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 | 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 | システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 | オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。 |