イベントスタッフ

【イベントスタッフ】派遣管理システム導入事例

レガシーシステムからの脱却

物流倉庫内の軽作業からイベント運営・設営、一般事務までの幅広い人材派遣・人材紹介を行っている事業者の事例です。これまで自社で開発したシステムを運用していましたが、スポット作業が多くスタッフは作業が終わると最寄りの各拠点カウンターで日払い給与の受け取りなどを行うため、そのタイミングか電話・メールでしかコミュニケーションをとる機会がないという課題を抱えていました。また、それらのスタッフへの対応は社員が1件1件個別に対応していたこと、業務量が増加し限界があるという問題からシステム導入の検討に至っています。
システム選びにおいてはさまざまな業務をワンストップで管理できること、応募者に関する情報を自動で蓄積できることなどを重視して検討を進めています。人材派遣管理システムを導入した効果としては、いつでも売上をリアルタイム確認できるようになったこと、コンタクトセンターの負担が軽減したこと、応募後の作業フローが整理されたことなどが挙げられています。

参照元：STAFF EXPRESS（ https://www.staffexpress.jp/blog/introduction-example/example-of-reducing-the-time-required-to-manage-applicants-in-the-staffing-business/）

イベント業界にぴったりのソリューション

管理システムの導入を検討していたところ、同業他社からの紹介を受けて導入に至った事例です。案件ごとに時間の設定を行いスタッフを割り当てていく部分や案件ごとに給与の金額も柔軟に変更できる点などがイベント業界に合っているシステムであると感じています。システム導入時はさまざまなハードルを感じていましたが、サポート担当はすぐに電話で対応してくれ画面を見ながら教えてくれるなど、フォローがしっかりしていたことからシステムに詳しくないような会社にもおすすめできるシステムだと感じています。

参照元：e心伝心（ https://e-densin.jp/case）

派遣先のイベントスタッフ担当・派遣元会社が派遣管理システムを選ぶポイント

自社イベント・業務の規模と特性に合うシステムか

イベント業界にはさまざまなイベント設営・運営があります。規模感や開催頻度もさまざまであり、単発で実施するイベントか定期的・継続的なイベントかによっても求められる管理内容が変わります。例えば大規模イベントであれば大量のスタッフやシフトを管理できる機能が必要ですし、コンパクトなイベントならできるだけシンプルな管理・低コストが重視されることになるでしょう。自社の対応するイベントの特性に合ったシステム選びが重要になります。

必要な機能の網羅性と業界特有の機能

管理システムはいずれも一長一短で、同じものはないでしょう。そのため自社として求める機能をどこまで網羅できているかもシステム選びにおける重要なポイントです。代表的な機能としては勤怠管理や給与計算、契約書の発行、連絡網一括送信などがありますが、ほかにも朝のモーニングコール機能やGPS打刻機能などといったイベント業界特有の課題に対応できる機能を備えているかも確認しておきましょう。

操作性・UI（ユーザーインターフェース）の使いやすさ

どれだけ機能性に優れたシステムであっても、使いこなせなければ意味がありません。管理側が使いこなせることはもちろんですが、現場で働くスタッフが操作する場合にはスマートフォンからアクセスできる・わかりやすいUIで直感的に操作できるなどといった要素も求められます。現場オペレーションを妨げない設計であること、また必要に応じてトライアル期間を設けて実際の使用感をチェックすることが必要です。

コストパフォーマンス・導入費用・拡張性

管理業務は直接的に売上を生み出す仕事ではありませんから、どれくらいのコスト負担までが許容できるかの予算設定を行う必要があります。初期投資だけでなく月額費用などの運用コストを踏まえ、その費用感に見合う機能・サポート体制かどうか、余分な人件費や古いシステムにかかるコストの削減なども含めた費用対効果が合うかどうかがポイントです。将来的にイベントスタッフが増える・事業規模が拡大することも想定されるのであれば、そういった場合にも対応できるか確認しておきましょう。

他システムとの連携やカスタマイズ性

一つのシステムですべての業務を賄えることが理想ですが、完全オーダーメイドでもない限りそういったシステムを導入することは難しいでしょう。そうなると業務ごとに異なるシステム導入を行うことになりますので、労務管理・勤怠管理や会計システム、給与計算システムなどとの連携におけるスムーズさも重要なポイントです。また、自社独自のオペレーションがある場合にはカスタマイズで対応できるかどうかも確認しておく必要があります。