求人管理簿の管理について

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ここでは、派遣会社が管理を義務付けられている「求人管理簿」について紹介します。求人管理簿に記載すべき項目などをまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

求人管理簿とは

求人管理簿とは、各企業の求人情報を整理して記載した書類です。

人材派遣会社などの有料職業紹介事業では、「求人管理簿」「求職管理簿」「手数料管理簿」の3つの帳簿を作成・保管することが義務付けられています。

求人管理簿の役割について

求人管理簿を作成することで、求人情報を的確に把握でき、求職者へ適切な求人紹介を行えます。また、ただ求人情報を整理して管理しやすくするだけではなく、「人材のマッチング」や「法的な観点」においても、求人管理簿は重要な役割を担っています。

人材のマッチング

求人管理簿には、各求人の採用条件や応募者情報なども記載します。そのため、各求人に合った人材をマッチングさせることが可能。求人管理簿をもとに、自社の派遣社員に合った求人情報を提供できるようになります。

法的な観点における管理

職業紹介を行う事業者には、採用プロセスの適正な運営が求められます。求人情報を公正に扱うためにも、求人管理簿を作成する必要があります。

求人管理簿に記載する内容は?

求人管理簿には、以下の内容を記載します。なお、様式については任意となっています。

求人者の名称または氏名・所在地・連絡先

まず、求人者の名称(個人の場合は氏名)を記載します。求人者が複数の事業所を有している場合は、求人の申し込みや採用選考の主体となっている事業所の名称を記載しましょう。

そのほかに、求人者の所在地や連絡先の記載も必要です。連絡先については、求人の申し込みや採用選考に対応する担当者の氏名と、連絡先電話番号等を記載します。

求人受付年月日と有効期間

求人を受け付けた年月日のほか、求人の有効期限も記載します。たとえば「同じ求人者から複数の求人を同じ日に受け付けたものの、受付が同時ではない」という場合はその旨も記載します。

また、有効期限については、期限終了時にその旨を記載します。

求人数・職種・就業場所・雇用期間

各求人において募集している労働者の人数、従事する業務の職種、就業場所、雇用期間を記載します。

求人に係る賃金

その求人で雇われた労働者の賃金について記載します。なお、賃金については、都道府県ごとに設けられた最低賃金額を満たしているかをチェックしておきましょう。

求人によって賃金の支払い単位が異なる場合、「時給」「日給」「月給」のように記載して判別できるようにします。また、労働者の能力によって賃金が異なる場合は、下限額や上限額を記載する方法でも問題ありません。

職業紹介の取り扱い状況

「職業紹介を行った時期」「求職者の氏名」「採用・不採用(採用された場合は採用年月日も記載)」などを記載します。

保管期限について

法定帳簿である求人管理簿は、「2年間」保管する必要があります。

保管期間を過ぎた求人管理簿を廃棄する際は、文書管理規定に則った厳密な処理が必要。紙媒体を処分する場合は、PDFなどのデータで残しておくのが安心です。

職業安定法改正に伴う追記事項

職業安定法の改正によって、求人管理簿へ追記すべき事項があります。

  • 期間の定めのない労働者を雇用した場合は、詳しい内容を記載する
  • 転職勧奨が禁止される期間(採用年月日から2年間)を記載する
  • 無期雇用就職者については、就職から6ヶ月以内に離職したか否かも記載する

また、求職者への労働条件の明示も義務化されています。「雇用主の氏名または名称を記載する」「試用期間の有無と期間、期間中の労働条件を記載する」「固定残業代が含まれている場合は、その内容を記載する」「裁量労働制の場合は、その内容を記載する」などの点に注意しましょう。

また、以下の点にも注意が必要です。

  • 自らの紹介により就職した無期雇用契約者に対して、就職した日から2年間は転職の勧奨禁止
  • 手数料に関しては、返戻金制度を設けることを推奨
  • 求職者・求人者双方に、それぞれから受理する手数料を明示する
  • 求職者等を勧誘する際に、お祝い金等の金銭を支給することは避ける

システムの利用で求人管理簿は作成しやすくなる?

求人管理簿の様式に定めはないものの、記載すべき項目が多いうえ、管理も大変です。そこで、派遣管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。派遣管理システムでは、法定帳票の管理も手間いらず。作成・出力を簡単に行えるため、業務負担が軽減されます。

このサイトでは、派遣管理におけるスタッフ管理や顧客管理、給与関連についてのトラブルを解消し、業務の効率化につながる派遣管理システムを紹介しています。
下記ページで派遣会社向けの管理システムおすすめ4選を紹介していますので是非ご参考ください。

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