給与・請求管理

派遣の給与・請求管理の問題点は
「ヒューマンエラーのリスク」と「締め作業の工数」

締め作業の工数がかかる

派遣スタッフの勤務実績に基づいて給与を支払い、派遣先企業に派遣費用を請求するという作業は、案件に応じて毎月、毎週、日ごと等、定期的にやらなければならない重要な業務です。

給与・請求管理システムを導入していない派遣会社の場合、これらの作業を全て手作業・手入力で行わなければならないため、非常に膨大な労力と時間が必要です。

結果的に、週末や月末が近づくと多くの派遣会社は勤怠実績や給与の締め作業に追われることとなり、その他の重要な業務が圧迫されてしまいます。

各派遣先への請求書発送の工数

派遣スタッフの稼働実績に基づいて取引先に請求書を発行することは、派遣ビジネスを営む上で重要な経理業務です。

給与・請求管理システムを導入していない派遣会社の場合、取引先一社ごとに請求書を送らなければならず、ビジネスが成長して取引先が増えていくにつれて請求業務の負担が大きくなってしまいます。

業務量が増えればその分メールの誤送信や書類の入力ミスなどのヒューマンエラーの発生リスクも高くなり、経営として悪循環になってしまいます。

手作業によるヒューマンエラーのリスク

給与・請求管理システムを使用していない派遣会社の場合、派遣スタッフの勤務実績の確認は目視、勤務実績に基づいた給与の算出は手作業で行わなければなりません。

そうなると必然的に、計算間違いや見落としなどのヒューマンエラーが発生するリスクも高くなります。

給与や請求書の計算間違いなどが発覚すると、スタッフや取引先に迷惑をかけてしまうだけでなく、また新たに修正作業が必要になるためさらに工数が増えてしまいます。

派遣管理システム導入により
給与・請求管理はどのように改善するのか

給与・請求管理機能が搭載された派遣管理システムは、その多くが勤怠管理機能も標準装備されているケースが多く、入力された勤怠データに基づいてスタッフごとの給与算出や取引先ごとの請求書発行を自動で行ってくれます。

結果として、これまで月末や週末が来る度に経理担当者が多大な労力と時間を要していた締め作業の工数が劇的に削減され、その分の労力や時間を別の業務に充てることができるようになります。

また、機械が自動で勤怠実績の締め作業や給与算出を行うため、計算間違いや見落としなどのヒューマンエラー発生のリスクも限りなくゼロにすることができます。

派遣管理システムを導入した派遣会社からの口コミ評判

事例：2〜3日を要していた請求業務が、2〜3時間まで短縮

いくつも良かった点はありますが、特に得意先に対しての請求に関しては、毎日の勤怠さえ打っておけばいいようになったので、随分負荷が軽減されました。

導入前は、月末に締め処理と請求書の作成だけで、丸1日以上かかっていました。

月によっては2、3日かかることもありましたが、今は早ければ2～3時間で済みますので、助かっています。

それに、当初必要だったカスタマイズをいくつかお願いしましたが、柔軟に対応してもらえて良かったと思います。

予算の関係もあって、まだ完全な青写真通りということではないんですけど、今後の追加していく想定はしています。

引用元：フォーカス人材派遣管理公式サイト（https://www.haken-focus.jp/50case/）

事例：各拠点の勤怠状況をリアルタイムで把握し、人的ミスも削減

規定の帳票が自動作成されるのが何よりありがたいです。

勤怠が自動で集計される上、これまで手作業で編集していた帳票がすべて自動出力されるので、勤怠の管理だけでなく帳票作成の業務も効率的になり大変助かっています。

どんなに離れた拠点の勤怠もリアルタイムに把握でき、拠点間の移動や応援など、多くはないがゼロではないイレギュラーな勤務も簡単に管理できるようになりました。

管理者の権限もコントロールできるので、導入後は、複数人で管理を分担して特定の担当者へ集中していた負荷を分散させ、管理側の負担も軽減できています。

毎日勤怠が締まっている状況なので、給料締め日からの数日間に発生する地獄のような集計作業からも解放されました。

手作業での入力・編集の作業がほとんどなくなったことで人的ミスの心配もなくなり、より生産性の高い業務に集中できるようになりました。

引用元：かえる勤怠管理公式サイト（https://japanpt.org/case/case-3/）

事例：請求管理を自動化し、派遣先へ余裕をもった請求が可能に

創業して5年が経ち、派遣スタッフが100名を超えた当社にとって、派遣先からの勤務表の回収とそれを元にした請求書の作成・発行が派遣先の締め日に間に合わない事が多くなっていました。

その為、請求書発行のプロセスの迅速化、簡易化が課題となっておりました。

「staff-one」では、契約条件と毎月の勤怠情報から自動的に請求書を作成できるので、手作業で行っていた頃の半分の時間で請求書発行が可能になりました。

各派遣先様の請求日にも余裕をもって対応することが可能になり大変満足しております。

引用元：staff-one公式サイト（https://staff-one.jp/lp/pc/）