派遣管理における「稼働管理」とは

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稼働管理の重要性

派遣スタッフが派遣先で最大のパフォーマンスを発揮するには、正確で適切な稼働管理が欠かせません。管理が疎かになると、派遣スタッフのモチベーション低下や離職、派遣先企業とのトラブルなどのリスクが問題となります。

派遣事業における稼働管理の対象範囲は、勤怠管理・シフト管理・契約管理・労働災害補償の管理などが挙げられます。

主に稼働管理でチェックする項目

勤怠管理

派遣スタッフの稼働状況を正確に把握するため以下の内容を確認します。

  • タイムカード
  • タイムカードや勤怠管理システムなどで、日々の出勤・退勤を記録します。デジタル化されたシステムを活用することで、データの共有や給与計算が効率化されます。

  • 休暇管理
  • 派遣スタッフの休暇申請や取得状況の管理です。特に有給休暇は労働基準法に基づき保障されているため、適切に対応する必要があります。

  • 給与支払いと請求
  • 勤怠データを基に給与を算出し、派遣先企業へ派遣料の請求を行います。ミスにより大きな問題が生じる業務のため、細心の注意が求められます。

契約管理

契約管理は、派遣スタッフと派遣先企業との合意事項を明確にし、適切な労働環境を整える基盤となります。

契約内容の確認では、派遣スタッフのスキルや要件が派遣先企業の条件に適合しているかを確認します。不適合があればトラブルを防ぐため早期に修正を行います。

契約満了が近づいた際には、派遣スタッフに続行の意思を確認し、適宜更新手続きを進めます。この際、抵触日を把握し、法令に準拠した対応を行うことが重要です。

シフト管理

シフト管理では、派遣スタッフの勤務日程や時間を管理し、派遣先企業との連携を行います。派遣スタッフにシフトを提出してもらい、期日までに確認を済ませます。システム化によって情報の伝達ミスや遅延を防ぎやすくなります。

災害補償の管理

派遣スタッフが安全に働けるよう、労働災害補償の準備も稼働管理で行われます。万が一の事故に備え、派遣スタッフが適切に労災保険に加入しているか確認します。福利厚生の一環として、安心して働ける環境を提供することが求められます。

稼働管理における課題

管理内容・対象が多岐にわたる

稼働管理では、バックオフィス業務とフロント業務を並行して行う必要があります。業務が属人的になりがちになり、管理者にかかる負担が大きくなります。

情報連携に時間がかかる

勤怠シートの回収や承認依頼、請求書の作成など、複雑な手続きに時間がかかり、他の業務が滞るリスクが生じます。

稼働管理を効率化する方法

システムの活用

稼働管理の効率化には、専用システムの導入が効果的です。タスクの進捗状況を可視化し、アラートで締切を通知するタスク管理機能、派遣スタッフや派遣先企業の情報を一元的に管理する機能などが活用できるでしょう。

求職者管理の効率化

求職者のエントリー情報をデジタルで管理し、スキルや希望条件を即座に確認可能な状態にします。

マッチングの精度向上

派遣先企業の情報をシステムに登録し、スキルや要件に基づいてマッチング精度を高めることで、派遣スタッフの定着率を向上させます。

このサイトでは、派遣管理におけるスタッフ管理や顧客管理、給与関連についてのトラブルを解消し、業務の効率化につながる派遣管理システムを紹介しています。
下記ページで派遣会社向けの管理システムおすすめ4選を紹介していますので是非ご参考ください。

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【e-Gov対応】
売上アップ・業績拡大を目指す
派遣会社向けの管理システム4選

「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)

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特長 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。
 
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