【派遣元向け】抵触日の管理に派遣管理システムは使える？

ここでは、派遣元における抵触日管理の重要性や難しさについて説明しながら、派遣管理システムを活用する有効性について紹介していきます。

抵触日とは？

人材派遣における抵触日とは、派遣労働が許されている期間を終了した次の日を言います。

労働者派遣法では、派遣に関する期限である「3年ルール」を定めており、ある派遣労働者が同一の事業所で働くことのできる期間は3年です。ですから、3年を過ぎた最初の日が、法に抵触する日という意味で、抵触日となります。

2023年4月1日から派遣された場合は3年後の4月1日、5月1日から派遣され場合は3年後の5月1日が、それぞれ抵触日になるというわけです。ただし、抵触日には「個人単位」と「事業所単位」の2つの概念がありますので、以下でそれぞれの意味合いを説明します。

個人単位の抵触日

個人単位の抵触日は、同一派遣労働者が同一部署で働くことのできる期間である3年を過ぎた、最初の日を指しています。上述の3年ルールの適用ですが、個人の派遣労働者は、同一企業の同じ部署で3年以上働き続けることはできません。

ただし、期限が切れるのに合わせて部署異動する場合はこの限りではなく、同じ事業所であっても、部署を異動すれば同一事業所でも継続して働き続けることができます。

事業所単位の抵触日

事業所単位の抵触日は、同一事業所が派遣労働者を受け入れることのできる期間を過ぎた、最初の日を言います。個人単位の場合と同様、事業所単位でも3年ルールが適用となりますので、同一事業所は派遣労働者を3年以上受け入れることはできません。

ただし、事業所単位は、文字通り事業所単位として扱われるため、同じ企業内の他の事業所に移動すれば3年を過ぎても働き続けることができます。

派遣元にとって抵触日管理が困難となる理由

派遣元にとって抵触日管理を適切に行うのは容易ではありません。その理由は、派遣労働者とそれを受け入れるクライアントの数が増えているからです。

近年、企業で深刻な課題となっている人材不足は、派遣サービスの需要を生み出し、多くの企業が外部から派遣労働者を受け入れるようになりました。

それに伴って派遣労働者と派遣先(クライアント)の数が増えただけでなく、取り扱うデータや業務も膨大かつ煩雑となり、管理が難しくなってきたのです。担当者の負担が増えていることは言うまでもありません。

それでは具体的にどのような業務が抵触日管理を困難にしているのか、以下に2つの事例を紹介しましょう。

派遣・退職時に都度データを更新

抵触日を適切に管理するためには、派遣労働者に関するさまざまなデータを作成し必要に応じて更新していかなければなりません。例えば、労働者がある事業先に派遣された場合はそれに関するデータを作成し、退職時には更新する、といった作業を都度行う必要があります。

データを作成するのが人間の場合、入力ミスや更新漏れなどヒューマンエラーが発生しやすく、しかも取り扱うデータが膨大になれば、ミスはさらに増大する可能性があります。加えて、災害による損失リスクなども考えると、人力による抵触日管理は思いのほか困難であることが理解できるでしょう。

抵触日の派遣スタッフ・顧客を探す必要がある

抵触日に関するデータは、一度作成したらそれで終わりではありません。労働者が3年ルールを超過しないように、定期的にデータを検索して抵触日が近い労働者及び派遣先のデータを確認する必要があります。

これも口で言うのは簡単ですが、膨大なデータの中から対象の労働者と派遣元に関する情報を見つけるのは大変な作業です。先述のようにヒューマンエラーでデータを見落としてしまうかもしれませんし、検索するだけでも相当な負担になります。

もし抵触日超過が見つかった場合は？

万が一、派遣労働者と派遣先が抵触日を超過した場合は法令違反となり、行政処分が下される、許可が取り消されるなど、法的リスクを負う可能性があります。

それだけでなく、派遣労働者と派遣先会社が雇用契約を結んだものとみなされ(労働契約申し込みみなし制度)、派遣先会社が派遣労働者を正社員として直接雇用する責任が生じます。

抵触日管理を考える際は、このような法的リスクについても念頭に置いておく必要があるでしょう。

派遣管理システム導入で抵触日管理はどう変わる？

上記のような、手動による抵触日管理のデメリットを克服する方法としては、派遣管理システムの導入が有効です。

システムを導入すれば、膨大なデータを一元管理できるようになるため、抵触日を見落としたり、通知を忘れたりといった、人的ミスを回避しやすくなります。取り扱うデータが膨大になっても、その分、スタッフを増加しなければならないということもありません。

また、抵触日に関する法律が改正された場合でも、新しい派遣管理システムなら自動で対応することができる場合もあります。法改正ごとにシステム変更を余儀なくされる、といった事態を回避できるのもメリットです。

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