契約管理

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派遣の契約管理の問題点は
「情報紛失・流出のリスク」と「他の関連業務の工数」

データ紛失、流出のリスク

派遣会社の契約管理の大きな課題が、膨大な量の契約関連書類をファイリングして保管する工数です。重要書類は紙媒体として保管しておくことも重要ですが、ペーパーレス化が進む現代ではExcel等のデータファイルで保管することが一般的です。

契約管理システムを導入していない派遣会社の場合、取引先の担当者のみが契約書類を保持している(PCのデスクトップにダウンロードしている等)という属人的な書類管理になりがちで、情報紛失・流出が起こりかねません。

また、担当者不在の場面で急に書類の内容を確認しなければならなくなった等の場面に迅速に対応できないというデメリットもあります。

契約内容確認の手間がかかる

「去年契約していた〇〇社に再度アプローチするために、当時の契約内容と担当者名を確認したい」など、派遣ビジネスには過去の契約書類を参照する場面が多くあります。

契約管理システムを使っていない派遣会社の場合、膨大な書類の中から該当する契約関連書類を見つけ出す作業は非常に効率が悪く、他の大切な業務のための時間を圧迫してしまいます。

また、契約管理システムがないと、必要な契約書類を社内で共有するために印刷やファイル添付メールの作成など無駄な手間がかかってしまいます。

関連業務の工数がかかる

契約関連書類は、派遣スタッフの契約延期や給与支払い等、派遣ビジネスにおける様々な業務を実行する上で度々必要になります。

契約書の内容を確認する必要がある場面で、毎回ファイルの中から該当の契約書類を引っ張り出していては、業務工数はいつまでも削減されません。ましてや、事業が成長していけば取引先や登録スタッフとの間で取り交わされる契約書類の量も膨大になります。

ビジネス成長のために本当に必要な営業活動などのコア業務に時間を割くためにも、契約関連書類は可能な限り効率的に管理し、いつでも誰でも必要な情報に適宜アクセスできるような環境を整える必要があります。

派遣管理システム導入により
契約管理はどのように改善するのか

契約管理機能を搭載した派遣管理システムを導入すれば、セキュアなサーバー上あるいはクラウド上に契約書等のデータを保管することができるため、情報紛失・流出のリスクを減らすことができます。

任意の契約内容を参照する時は、システム上で簡単にデータを検索することができるため、これまでのようにファイルの中の書類を一つひとつ確認する手間や労力は必要ありません。また、システムによっては給与支払い機能等と契約情報を連動させることができるため、関連業務の工数削減にも繋がります。

取引先の数や登録スタッフの数が増えても、契約管理に割く人的資源や時間を最小限に抑えることができます。

管理作業の改善を図っていく派遣管理システムを導入する際は、
自社の目的に合ったシステムを選ぶことをおすすめします。
トップページでは、自社の目的別にあわせた派遣管理システムを紹介しています。
派遣管理システムの導入を検討している人は是非ご参考ください。

派遣管理システムを導入した派遣会社からの口コミ評判

事例:業務効率化によって営業活動に注力できるように

社内、社外問わず操作できるため、スピーディな対応が可能になりました。

また、マッチングッドは自由度が高く、独自フォーマットで求人票の作成が行えるため、業務がかなり効率化されました。

効率化された分、コア業務の1つである営業に注力できるようになり、求人獲得件数(求人票)が導入後、15%増となりました。

引用元:マッチングッド公式サイト(https://www.matchingood.co.jp/case/w-medical-9/)

事例:一元管理により業務効率化だけでなくコンプライアンスにも対応

当社は、以前より数千人規模の派遣スタッフを受入れています。

業界の進化とともに、業務範囲はあっという間に広がり、さらに技術進歩とともに、より専門的なスキルを派遣業務として活用してきました。

ところが、改正派遣法の突然の施行で、「事業所単位」と「個人単位」のダブルの期間制限が必要となり、同一事業所内に、いつから、どの部署に、何人の派遣スタッフを受入れているのかを管理するにはシステム管理しか考えられませんでした。

また、派遣法の複雑さや行政指導の難しさなど、コンプライアンスの確立という問題も抱えていましたので、法定項目をすべて満たしている「HRstation」での派遣契約の一括管理は、派遣スタッフを受入れている派遣先企業としては、社内管理ツールとしてだけでなく、同時にコンプライアンス対応も可能ということで、社内効率化に大きく役立ちました。

しかも当社費用は発生せず、導入の選択は間違っていなかったと言えます。

引用元:KDDIエボルバ公式サイト(https://www.k-evolva.com/services/haken-system/)

事例:システム導入によるペーパーレス化・業務効率化を実現

CROSS STAFFの本運用が始まって数ヶ月。

ようやく新業務フローにも慣れてきて、工数削減を体感できて来たY様。

給与明細をWeb化したので、その他お知らせ関係も全てWeb化していきたいとのお話でした。

CROSS STAFFでは、上記の給与明細やお知らせの他にも、以下のような書類を作成できます。

  • 雇用契約書
  • 労働者派遣基本契約書
  • 案件明細書
  • 労働者派遣契約書(個別契約書)
  • 労働者派遣通知書
  • 就業条件明示書(兼)労働条件通知書

通知が必要な書類は、管理画面からマイページやアプリに向けて送信・通知することができますので、作成だけでなく配布も含めて大きな工数削減が可能になります。

また、スタッフにとっても、マイページさえ見ることができれば、いつでもどこでも書類を見ることができるので便利です。

ひとつずつ進めていきたいとの話でしたので、業務効率改善度合いの高い、就業条件通知書に着手。 基本的な操作レクチャーさえすれば簡単に作成から通知まで行うことができる簡単操作なので、忙しいY様でもすぐに理解いただけました。

こうして、またひとつ、業務効率改善を行うことができました。

まだまだ、CROSS STAFFを使いこなすだけで業務効率化を図ることができるので1歩1歩着実に積み重ねていきます。

引用元:株式会社アイル公式HP(https://cross-staff.net/case/cross-staffでペーパーレス化と省力化を実現/)

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【e-Gov対応】
売上アップ・業績拡大を目指す
派遣会社向けの管理システム4選

「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)

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特長 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。