派遣管理システムで注意するべきポイントは?

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派遣社員の管理が負担になっている会社におすすめなのが、派遣管理システムの導入です。派遣社員の管理のほか、派遣に関する業務を効率的に管理する上で、派遣管理システムは欠かせません。ここでは、派遣管理システムの導入について、注意しておきたいポイントを紹介します。

派遣管理システムの導入はここをチェック

システムの種類を把握しておく

派遣管理システムにはさまざまな種類があります。システムを導入するときは、用途に合わせてシステムの種類を選ぶ必要があります。

ひとつ目が「マッチング制度が高いタイプ」です。これは、スタッフと企業をマッチングさせるための機能が充実した種類のシステムです。スタッフのスキルや職歴といった情報を設定・管理することで、派遣会社とスタッフとのコミュニケーションが取りやすくなります。スタッフを長く定着させる機能が充実したシステムもあるので、スタッフと企業とのミスマッチを防ぎたい場合や、企業への定着化を目指す場合におすすめです。

ふたつ目が「派遣先の管理・営業に特化したタイプ」です。このタイプでは、派遣先企業の情報をシステム上で管理することができます。営業の強化を目指すのにおすすめです。派遣先企業に関する営業から受注・派遣までのフローをシステム上で見える化できるので、状況を把握しやすいのが特徴です。検索機能やスタッフに対するフォロー機能なども充実しています。

みっつ目が「労務・給与管理に特化したタイプ」です。スタッフの労務・給与管理をシステム上で行うことで、人材派遣会社の負担を軽減することができます。システム上で勤怠管理ができれば、スタッフの出退勤時間をリアルタイムで把握することが可能です。残業時間も自動集計してくれるので、スタッフ側も勤怠管理のミスや手間を省くことができるでしょう。派遣先と連携すれば、勤怠管理などもスムーズに行うことができ、派遣元と派遣先、両方の業務負担軽減に役立ちます。

「買い切り型」と「クラウド型」かを確認しておく

派遣管理システムには「買い切り型」と「クラウド型」があります。どちらにもメリット・デメリットがあるため、使いやすい方を選ぶとよいでしょう。

ランニングコストが安いのは、「買い切り型」の派遣管理システムです。独立型なのでセキュリティ面でも優れており、スタッフや派遣先企業の情報を管理するのに向いていると言えるでしょう。ただし、初期費用が高いのがデメリットです。設置にも手間と時間がかかるため、導入に時間がかかることもあります。

一方で、クラウド型はセットアップを自社で行う必要がないため、申し込み後すぐに利用開始できるのがメリットです。アップデートも自動的に行われるため、導入してしまえば簡単に運用できます。毎月または1年単位での使用料を支払えばよいので、初期費用もかかりません。その分、毎月の使用料としてランニングコストがかかるので注意しましょう。

使用方法を確認しておく

派遣管理システムを導入する際は、使用方法をしっかり確認しておくことが大切です。最近は、直感的に利用できるシステムも多く出回っていますが、マニュアルをきちんと読まずに使用すると、システムの効果を十分に得られない可能性があります。

使用方法については、マニュアルを読み込みましょう。しかし、なかにはマニュアルを読んでいる時間がない場合もあるでしょう。そんなときは、派遣管理システムを販売している会社が行う、説明会などに参加するのがおすすめです。会社によっては有料で導入サポートを行っていることもあるので、積極的に利用してみてください。説明会に参加するにも時間は必要ですが、マニュアルで学ぶよりも効率的です。運用する上で大切な部分を重点的に教えてもらえるので、無駄なくシステム運用知識を身に着けることができるでしょう。

システムを導入するときは、従業員全員が使用方法を理解していることが大切です。独自の使用方法では、間違いが発生する可能性もあります。システムの使用方法については従業員間で共有し、トラブルが発生した際もスムーズに対応できる体制づくりも必要でしょう。

引継書を作成しておくのがベター

システムを引き継ぐことを想定して、引継書を作成しておくとよいでしょう。引継書があれば、万が一システムを使用していた従業員が移動や退職になった場合でも、スムーズに業務を引継ぎことができます。派遣会社では移動も多く、ひとりの担当者が長期間に渡り、そのシステムを使い続けるということは多くありません。新しい担当者が就くたびに説明を行っていたのでは、時間もコストもかかってしまいます。引継書があれば、最低限の使用方法を伝えるだけで、引継書を確認しながら使用方法を覚えることができるでしょう。

引継書はマニュアルとは異なります。引継書には必要最低限の内容を簡潔にまとめ、知りたい情報をすぐ確認できるように作成することがポイントです。これによって、引継ぎにかかる時間を削減し、スムーズにシステムを使い続けることができます。

バージョンアップがあることも把握する

派遣管理システムを使用するうえで、バージョンアップがあることも忘れてはいけません。派遣管理システムの多くは、定期的に新しい機能が追加されるバージョンアップ機能がついています。クラウド型の場合、アップデートは自動的に行われる場合もあります。

バージョンアップについては、機能が追加される際には連絡が来ます。内容をよく読み、必要に応じてバージョンアップを行いましょう。バージョンアップには無料で機能が追加できる場合と、有償の場合があるので注意しましょう。有償の場合はむやみやたらにバージョンアップするのではなく、内容をしっかり確認したうえで申し込んでください。機能が追加されたからといって、その機能が必ずしも必要であるとは限りません。必要ない機能を追加し続けた結果、コストが圧迫する可能性もあります。

バージョンアップのお知らせが来たら、まずどのような機能が追加されるのか確認してください。追加した方が現在の業務の効率が上がるようであれば、必要な機能として追加を検討しましょう。機能の詳細が分からなければ、運営元の会社に確認すれば教えてくれるはずです。

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