オフィスワーク業（事務・経理）

【事務経理・派遣元会社】派遣管理システム導入事例

管理業務をシステムで一元化できた事例

導入前の課題

派遣会社の株式会社マイスター60では、システムで管理する業務とエクセルで管理する業務が混在しており、情報が社内のさまざまな場所に散らばっていました。その結果、部門間での情報共有がスムーズに行えないという課題がありました。

導入後の変化

派遣管理システムを導入後、スタッフ登録から給与計算に至るまでの一連の業務をシステム上で一括して管理することが可能となりました。細かい条件を指定してスタッフを検索できるため、求人の要件に合った人材を迅速に選定することが可能。業務効率を向上させることができたとのことです。

また、契約書類の発行においても、システムの導入により記載ミスのリスクが低減されただけでなく、法改正があった場合にはシステムが自動でアップデートされるため、常に最新の帳票を利用できる点もメリットのようです。

参照元：スタッフナビゲーター｜導入事例 株式会社マイスター60様（https://www.uts-navi.com/user/n_user3.html）

事務・経理業界における派遣の現状

少子高齢化や人材不足などが社会問題として提起されている現状ですが、最近では特に経理業務の人手不足が顕著です。その主な要因の一つは、経理の業務が専門的な知識を必要とするため。例えば、簿記や税法、会計基準といった知識が求められるので、即戦力となる人材の確保が難しいのです。経理業務の人手不足は、業界全体の課題であると同時に、効率化が求められている状況です。最近では、経理業務をサポートするITツールや自動化システムの導入が進められていますが、それでも人の手による確認や判断は欠かせません。

事務経理専門の派遣会社の課題

事務経理専門の派遣元会社を始め、多くの派遣元会社の課題として挙げられるのが、勤怠管理に関する課題です。

派遣社員の雇用主は派遣元企業であり、派遣社員が実際に働く職場は派遣元企業にとって取引先である派遣先企業となります。この関係性から、派遣社員の勤怠管理は派遣元企業と派遣先企業の双方で行う必要があります。しかし、出退勤の管理が派遣先企業に任されるケースが多いため、派遣元企業が派遣社員の労働時間をリアルタイムで把握することは非常に難しいのが現状です。

このような状況では、たとえば派遣社員がサービス残業をしていた場合、その事実を確認するまでに時間がかかり、場合によっては把握すらできない可能性があります。この遅れは、派遣元企業が正確な給与計算を行う上で支障となるだけでなく、雇用主として果たすべき労務管理にも悪影響を及ぼします。

事務経理専門の派遣会社がシステムを選ぶポイント

契約内容の管理

派遣管理システムを選ぶ際、まずチェックしたいのが、派遣元企業と派遣先企業の間で取り交わされる契約内容を管理できる機能についてです。この管理機能では、派遣開始日や終了予定日、契約時給などの詳細情報を一元的に管理することが可能です。導入することで、契約内容を正確に把握し、スムーズに業務を行いやすくなるでしょう。

勤怠管理に関わる機能の充実

派遣社員の出退勤や休日取得状況を管理する機能は、派遣管理システムの中心的な要素といえます。具体的には、休憩時間や残業時間、休日取得日数などを自動的に集計する機能がある製品を選ぶことが大切。このような機能が充実していれば、手動での計算ミスを防ぎ、正確な勤怠データをもとに業務を進めることができます。

また、スマートフォンを使った打刻機能などもあればチェックしておきましょう。この機能があれば、派遣社員は派遣先の設備に左右されることなく、スマートフォンアプリで出退勤を記録が可能。これにより、打刻漏れや打刻ミスが減少し、正確な勤怠記録が可能となります。特に、派遣先ごとに環境が異なる場合には、管理業務を行う上でこの機能が役立つでしょう。

申請ワークフロー機能

申請ワークフロー機能が搭載されている場合、派遣先企業からの残業依頼に対して、派遣元企業への申請をシステム内で完結できます。申請から承認までのプロセスを迅速に行えるようになり、派遣先企業へ効率的に対応ができるようになります。

このページでは事務経理専門の派遣会社のシステム導入事例や課題などをお伝えしました。

他のページではスタッフ管理や給与管理など、派遣管理業務を一括で管理できる「派遣管理システム」について解説しています。業務効率化・DX化を検討している方は是非ご参考ください。

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