外国人の人材派遣

【外国人派遣】派遣管理システム導入事例

チーム内での情報共有や進捗管理を効率化できた

派遣管理システムを導入する前は、留学生や転職者を含む外国人人材の採用支援を手がける事業チームが増えるにつれて、メンバー間での情報共有や進捗管理に手間がかかっていました。

どのタイミングで誰がどの求職者情報を扱っているのか分かりづらく、関連する事務作業に多くの時間を費やしていたのです。そこで、派遣管理システムの導入を決めた結果、チームの業務が大きく変わりました。

まず、RA（リクルーティングアドバイザー）は、CA（キャリアアドバイザー）に確認した後、マスキングされた求職者の情報を自分でシステムから出力できるようになり、手続きを待つ時間がなくなりました。また、RAが不在の場合でもCAが求人票と求職者データをシステム上で自動的にマッチングできるようになり、対応の遅れが防げるようになったのです。これにより、チーム内で必要な情報がリアルタイムに共有され、誰がどこまで進めているかすぐに把握できるようになったため、業務全体の効率が大きく向上しました。

参照元：Matchingood｜ジェイ・ライン株式会社（https://www.matchingood.co.jp/case/j-line/）

法令を遵守しスタッフ配置ができるように

ある企業では、外国人スタッフの派遣において旧来のパッケージソフトを使って管理を行っていましたが、そのシステムは外国人特有の在留資格やビザ、就業制限といった情報に対応しておらず、別途Excelや紙資料などを使って補完せざるを得ない状況でした。

在留カードやパスポートといった画像データも別のファイルサーバーに保存されており、情報が分散したことで、検索性が悪くなり、確認漏れや手作業による非効率さが日常的な課題となっていました。特に留学生に対する「週28時間以内」という就業制限のチェックはシステム上で自動化できず、人手による確認が必要で、現場の事務スタッフにとっては大きな負担となっていたのです。

加えて、画像データの保存先であるサーバーは老朽化しており、システム負荷が高まると頻繁にダウンしてしまう状態に。IT部門を持たないその企業では、限られた担当者にサーバー管理が集中していたため、トラブル対応が遅れるだけでなく、業務の属人化やリスク管理の面でも不安が残っていたのです。

こうした背景から派遣管理システムの導入を決断したところ、大きな変化がありました。新たなシステムでは、国籍、在留資格、ビザ、留学先教育機関など、外国人スタッフに必要な情報をスタッフマスタ上で一括して管理できるようになり、紙や手作業での補完が不要になりました。

在留カードやパスポートといった画像データもシステム上に安全に保存できるほか、外国人雇用状況届出書の対応も可能となり、関連する法的手続きが漏れなく行えるようになりました。留学生の就業時間についても、システムが自動で週28時間を超えていないかをチェックしてくれるため、配置時の確認作業が不要となり、人的ミスの防止にもつながっています。

そのほか、クラウド型のシステムを採用したことで社内にサーバーを設置する必要がなくなり、サーバーダウンなどのトラブルも解消されました。

参照元：スタッフエクスプレス｜外国人派遣における情報管理を一元化！法令遵守と効率アップを実現した事例（https://www.staffexpress.jp/blog/introduction-example/a-case-where-the-temporary-staffing-management-system-helped-to-comply-with-laws-and-regulations-in-dispatching-foreign-workers/）

外国人人材の派遣先・派遣元会社が派遣管理システムを選ぶポイント

在留資格管理機能

外国人人材を雇用する上で最も重要なのが在留資格の管理です。在留資格には「技能実習」「特定技能」「技術・人文知識・国際業務」など様々な種類があり、それぞれ活動内容や在留期間、更新手続きなどが異なります。選定するシステムが、これらの多様な在留資格に対応し、資格ごとに必要な管理項目や報告義務を網羅しているかを確認しましょう。

例えば、特定技能であれば、定期的な面談記録や支援計画の管理機能が不可欠です。自社で受け入れる（または派遣する）外国人の在留資格に特化した管理ができるシステムを選ぶことで、コンプライアンス違反のリスクの軽減に役立つでしょう。

期限管理・アラート通知

在留カードの有効期限や雇用契約の満了日、各種届出の提出期限など、外国人人材の管理には数多くの重要な期限が存在します。これらの期限を万が一見逃してしまうと、不法就労につながるなど、企業として重大な問題に発展しかねません。

期限管理とアラート通知機能があれば、システムに在留カードの情報などを登録しておくだけで、更新時期が近づくと自動で管理者や本人に通知を送ってくれます。申請漏れや契約更新の失念といった人為的ミスを防ぎ、計画的な手続きをサポートしてくれるでしょう。

書類作成サポート

出入国在留管理庁への提出書類や、社内で保管すべき各種帳票の作成は手間のかかる業務です。特に、手書きや個別のデータ入力では、記載ミスや形式の不備が発生しやすくなります。

書類作成サポート機能を備えたシステムを導入すれば、パスポート情報や在留資格データといった基本情報から、必要な申請書類や管理台帳を自動で生成できます。作業時間が短縮されるほか、ヒューマンエラーの削減にも繋がり、業務全体の品質向上が期待できます。

多言語対応

外国人スタッフとの円滑なコミュニケーションは、定着率や生産性の向上に直結します。システムが日本語だけでなく、多言語に対応しているかは重要な選定基準の一つといえます。

英語はもちろんのこと、近年増加傾向にあるベトナム語や中国語、タガログ語など、雇用するスタッフの母国語に対応しているシステムを選ぶと、本人への業務指示や給与明細の通知、各種申請に関する連絡などがスムーズになります。言語の壁による誤解や問い合わせ対応の時間を減らし、より本質的なコミュニケーションに時間を割くことができます。

ベンダーのサポート体制

派遣管理システムは、導入して終わりではありません。法改正への対応や、日々の運用で生じる疑問・トラブルなど、継続的なサポートが不可欠です。そのため、ベンダーのサポート体制を手厚く見る必要があります。

導入前のコンサルティングや設定支援はもちろん、導入後も電話、メール、チャットなど、多様なチャネルで迅速に問い合わせができるかを確認しましょう。また、サポートの対応時間や、過去の導入実績から見えるサポートの質も重要な判断材料です。信頼できるパートナーを選ぶことが、システムを最大限に活用するための鍵となります。