コールセンター

【コールセンター】派遣管理システム導入事例

コールセンター向けの人材を派遣しているA社では、これまで営業担当者が派遣先企業に提出する個別契約書や派遣通知書、また派遣スタッフに交付する就業条件明示書などの重要な書類を手作業で作成していました。しかし、労働局の監査が入った際に、これらの書類の内容が派遣法にきちんと沿っていないという指摘を受けてしまいました。

このままでは今後、派遣法が改正されたときに、さらに問題が発生する可能性があると懸念したA社は、法律に適した書類を自動で作成できる人材派遣管理システムの導入を真剣に検討しました。

実際にシステムを導入した後は、派遣法に変更があった際にも、その法改正に合わせて書類の内容が自動で最新のルールに更新されるようになりました。現場の担当者は「この書類で本当に大丈夫だろうか」と心配することなく、安心して必要な書類を作成・提出できるようになったとのことです。

参照元：STAFF EXPRESS｜派遣法の準拠も安心！人材派遣管理システムで正しく個別契約書、就業条件明示書を作成できた事例（https://www.staffexpress.jp/blog/introduction-example/a-case-where-it-became-possible-to-create-documents-complying-with-the-dispatch-law/）

コールセンターや派遣会社が派遣管理システムを選ぶポイント

目的に合った機能性

派遣管理システムを選ぶ際、最も重視したいのが、現場の業務実態や課題にしっかり対応できるどうかといった点です。導入予定のシステムに、自社の業務フローや改善したい点に合致した機能があるかを確認しましょう。たとえば、勤怠やシフト管理、スタッフごとの稼働状況の可視化など、自社の目的に沿った機能が備わっているかがチェックポイントとなります。

操作性の良さ

実際に操作するのは現場のスタッフであるため、直感的に使いやすいUIや操作画面であることも重要なチェックポイントとなります。特に短期間の研修で現場に入る派遣スタッフが多い場合、マニュアルを見なくてもすぐに使えるような設計でなければ、業務の定着が難しくなります。実際の使用感を確認する方法として、導入前にデモやトライアルなどを利用するとよいでしょう。

カスタマイズ性・拡張性

例として、契約形態への対応や評価指標の追加、報告書の様式変更といった実務的な要求が出てきた際に、システムがそれに追随できない場合、かえって運用の妨げとなってしまいます。データ項目や帳票レイアウトを自社仕様にカスタマイズできる機能が備わっていれば、現場のニーズに合わせて細やかに調整することができるでしょう。

また、最初は限られた機能だけを使ってスタートし、運用が軌道に乗った段階で新しいモジュールや機能を段階的に追加していけるような拡張性もポイントです。初期コストや教育コストを抑えながら、長期的に利用することもできます。

法改正への対応

労働者派遣法など業界特有の法改正に備え、法令に即座に対応できる仕組みが整っていないと、知らず知らずのうちに法令違反のリスクを抱えることになりかねません。

派遣管理システムを選ぶポイントとして、システムベンダーが法改正の動向を的確に捉え、必要な機能追加や変更を速やかに行ってくれるかどうかも確認しましょう。また、コンプライアンスに関する情報提供やサポートが充実しているかどうかも、システムを選定する際の重要なチェックポイントとなります。

現場での運用に支障が出ないよう、更新内容が自動で反映される機能や、改正点についてのガイダンス機能などが備わっているかどうかも確認しておきましょう。

シフト・スケジュール自動化

シフトやスケジュールの自動化機能も見逃せないポイントといえます。たとえば、曜日や時間帯による繁閑差や、スタッフごとのスキルを考慮して最適なシフトを自動で組んでくれる機能があれば、派遣管理の担当者の負担も抑えることができるでしょう。