検索機能の充実

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派遣管理システムにおける
スタッフ検索機能の重要性

派遣管理システムの機能の中で特に欠かせないのが、登録した情報を後から検索する機能です。登録した派遣スタッフの情報はもちろん、派遣管理システムには取引先の顧客情報や取引先との契約情報、さらには派遣スタッフの勤怠情報なども管理・検索可能なシステムもあります。

システムの管理機能の利便性を見極めるポイントを、スタッフ検索機能と顧客検索機能に分けて紹介します。

定性的特徴の登録は可能か

まずはスタッフ情報の検索機能に関して、「スタッフの定性的な情報を登録することができるか」というポイントがあります。一般的な派遣管理システムでは、登録スタッフの年齢や職歴、希望職種、希望勤務地、保有資格など、ハード面での情報を登録することができます。

しかし、販売職や接客業など対面の仕事の場合は、スタッフのハード面の特徴だけでなく「清潔感がある」「笑顔ができる」「ハキハキと話す」などのソフト面、つまり定性面での特徴が仕事にマッチするかどうがが定着率工場や顧客満足度向上のためには重要になります。

株式会社アイルが手がける「CROSS STAFF」や、ユニテックシステム株式会社が手がける「キャスティングナビ」といった派遣管理システムは、スタッフの定性的特徴まで登録できるようになっているため、接客業などの派遣案件をメインで取り扱う派遣会社におすすめです。

AIマッチングは可能か

スタッフ検索機能でもうひとつ注目したいポイントが、「AIによる自動マッチング機能が搭載されているか」です。ビジネス規模が大きくなり、取り扱う案件数や雇用する派遣スタッフ数が多くなればなるほど、案件ごとにマッチしたスタッフを選定して仕事を打診するマッチング業務の負担は大きくなります。

このマッチング業務をマンパワーに頼ってしまうと、案件と派遣スタッフとのマッチング度が悪化するリスクがあるだけでなく、全ての案件や派遣スタッフに目が行き届かずに案件稼働率・スタッフ稼働率が低くなってしまう可能性もあります。

株式会社アドソフトが手がける「クオリード人材派遣クラウド」や、ポーターズ株式会社が手がける「HRBCスタッフィング」には、AIによる自動マッチング機能が搭載されており、登録スタッフの情報や案件の要件に合わせてマッチング度の高いスタッフに自動でスカウトメールを送ることができます。このAIマッチングを活用すれば、マッチングの精度を損なうことなくマッチング業務を効率化することができます。

顧客検索機能について

スタッフ検索機能と合わせて確認しておくべきポイントが、顧客検索機能です。顧客検索において特に重要な機能を2つ紹介します。

契約内容の検索は可能か

1つは、顧客ごとに契約内容を登録・検索することができるかどうかです。時勢の移り変わりとともに流動的に法改正が実施される人材派遣業界では、派遣会社は必要に応じて取引先との契約内容を確認・変更し、コンプライアンスを遵守する必要があります。

KDDIエボルバが手がける派遣先企業向け管理システム「HRstation」には契約内容を登録できる機能があり、一つの派遣先に、いつから、何名の派遣スタッフが受け入れられているのかを正確に管理することができます。法定項目を遵守できているかを確認できる環境を整えることで、派遣元会社・派遣先会社双方のコンプライアンス強化をサポートしています。

スタッフの勤怠情報や請求情報は検索可能か

顧客検索機能でもうひとつ注目したいポイントが、スタッフごとの勤怠情報に基づいて派遣先企業に請求を行う機能がついているかです。従来、派遣スタッフの勤怠実績の締め作業や派遣先企業への請求書の発送などの業務は、週末や月末が来るたびに管理部門の手を煩わせてきました。

EYASU株式会社が手がける「IEYASU派遣管理」や、株式会社ジェイテックが手がける「staff-one」は、スタッフの打刻情報に元空いて勤怠実績を自動集計して、派遣先企業へ発送する請求書を自動作成してくれます。こういった勤怠管理・請求管理機能を活用すれば、業務時間を大幅に短縮・効率化することができます。

充実した検索機能は業務効率化に効果あり

派遣管理システムを選ぶ上で、スタッフ情報や顧客情報の登録・検索機能が充実したシステムを選ぶことはもちろん重要です。加えて、取引先との契約内容検索や、スタッフの勤怠情報検索機能、取引先への請求管理といった機能を併せ持つシステムを選ぶことで、より大幅な業務改善を期待できます。派遣管理システムの導入を検討中の派遣会社はぜひ参考にしてください。

派遣管理システムを導入する際は、
自社の目的に合ったシステムを選ぶことをおすすめします。
トップページでは、自社の目的別にあわせた派遣管理システムを紹介しています。
派遣管理システムの導入を検討している人は是非ご参考ください。

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【e-Gov対応】
売上アップ・業績拡大を目指す
派遣会社向けの管理システム4選

「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)

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特長 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。