派遣管理システムが使いづらい!対策はある?

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せっかく導入した派遣管理システムも場合によっては使いづらいと感じてしまうことがあります。ここでは、使いづらいと感じる要因と、試したい対策方法について紹介しています。効率良く業務をこなすためにも、導入前であれば求めているサービスに合致しているか、導入後であれば対策を考える参考にしてみてください。

使いづらい派遣管理システムの特徴

ここからは、派遣管理システムが使いづらいと感じる要因について紹介しています。派遣管理システムの何が問題なのかを把握しておくと、システムを見直すきっかけになります。

利用できるシーンが限られている

派遣管理システムを自社がどのような目的で利用するのか検討せずに導入すると、利用シーンが限られてしまうケースがあります。仮に派遣スタッフと仕事のマッチング精度を高めたいにも関わらず、マッチング機能を搭載していない場合は不便に感じられるでしょう。

操作しにくい

派遣管理システムは、シンプルな機能のものから多機能のものまで幅広くあります。使いこなせない量の機能が搭載されている、あるいは直感的に操作できないシステムでは、操作しにくく業務に支障が出るリスクがあるでしょう。

検索機能が不便

条件に当てはまる派遣スタッフや仕事を探したい場合に、フィルタ処理に簡単な条件しか指定できないケースでは、絞り込みが甘くなり検索に時間を要します。複雑な条件でも絞り込める検索機能が必要です。

提供会社の対応が遅い

提供会社の人材派遣管理システムのアップデート対応が遅い場合、派遣法改正などの対応に間に合わなくなる恐れが出てきます。また、利便性が向上せず、業務効率が上がらないというデメリットもあるでしょう。

給与計算・請求管理で細かい設定ができない

人材派遣管理システムの給与計算機能・請求管理機能で細かい設定が出来ない場合、日払いや半休取得時の給与計算を手作業で行う必要が出てきます。システムでできない作業が出てくると、その分作業負担が大きくなるでしょう。

使いづらさを感じた場合はどうするべきか?

上記の問題点と照らし合わせた際に、自社の派遣管理システムが使いづらいと感じる場合は、下記の対策を講じましょう。

提供会社に相談する

人材派遣管理システムが使いづらいと感じた際は、思い切って提供会社に問い合わせてみてください。相談して要望を伝えることで、システムの改修をしてくれる場合があります。顧客の声を取り入れている企業なら、近々にバージョンアップされることも。システム改修を検討していなかった企業でも、似たような意見が複数寄せられた際に、機能を追加させるケースがあります。

乗り換えも検討する

人材派遣管理システムの提供元に問い合わせてみても、一向に改善がみられない場合は、思い切って他のシステムに乗り換えるという手もあります。人材派遣管理システムのなかにはお試しで利用できるものもあるため、使用感を確かめたうえで乗り換えることも可能です。業務効率の向上が図れない場合は、他の人材派遣管理システムも候補に入れてみましょう。

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派遣会社向けの管理システム4選

「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)

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特長 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。