人材派遣業務をDX化するには？DXのメリット・ツールについて

ここでは、人材派遣業務をDX化するメリット・デメリットや人材派遣会社がDXを行う流れなどをまとめています。

2023年にDX化に注力した企業は約半数

人材派遣管理システムを提供するユニテックシステム株式会社の調査によると、対象となった人材派遣会社の実に5割が「2023年はDX推進に注力した」と回答しています。使用したツールについては、オンライン面接ツールや給与計算システムという回答が多かったです。

また、ツールの導入以外の取り組みを行う会社も多く、2024年はさらなるDX化が予想されています。

人材派遣業の業務は煩雑

人材派遣業には、定型業務と非定型業務の2種類があります。定型業務は一連の流れが確立されている反面、非定型業務は決まった流れがなく柔軟な対応が求められるのが特徴です。

どちらも従業員の業務負担が企業課題なっていますが、こと定型業務においては、派遣先企業や雇用している派遣労働者との契約書類の作成・管理といった煩雑な作業が多いでしょう。しかし、このように単純かつ流れが決まっている登録業務や案件紹介業務などは、DXでシステム化しやすいです。

実際に、人材派遣業の業務において定型業務が4割、非定型業務が6割を占めている場合、定型業務の工数を半分まで減らせれば、非定型業務に取りかかる工数を8割まで上げられます。

DX化によって何が変わる？

デジタル技術の活用によって文章や手続きの電子化ができるのはもちろん、業務プロセスなどの改変ができるのもDXのポイントです。煩雑な業務をシステム化できれば、ライバル企業への優位性の確立も不可能ではありません。

とはいえ、あらゆるシーンでオンライン化が当たり前となっているのにも関わらず、ビジネスにおけるDX化はいまだ発展途上です。そこでいち早くDX化を行えば、比較的簡単に他社との差別化を図れます。

具体的な取り組みとしては、顧客によって異なるニーズをデータ化して組織やビジネスモデルの改革を行う、などが挙げられるでしょう。これにより、円滑な人材の供給などが可能になります。

派遣管理システム導入のメリット

派遣管理システムは、フロント業務とバックエンド業務といった2つの業務管理に役立ちます。フロント業務では、これまで特定の社員が担当していた業務をフローとして統一化できるため、事務手続きなどの自動化が可能です。

バックエンド業務においては、これまで手作業で行っていた業務をワンクリックで自動化し、作業にかかる負担の軽減と効率アップを図ることも可能。紙媒体で管理していた情報も電子化できるため、コンプライアンス対策にもつながるでしょう。

派遣管理システム導入のデメリット

派遣管理システムを導入する場合、教育コストがかかる点に注意しなければなりません。システムを使いこなすのはもちろん、これまで紙媒体で管理していたデータをデジタル化するのにもそれなりの労力がかかります。

業務処理を行う社員にはマニュアルによる研修や直接教育を行い、できるだけ早く使いこなしてもらう必要があります。また、システム導入や利用にはコストがかかるという点も忘れてはいけません。

派遣管理システムを導入する
メリット・デメリットについて詳しく見る

人材派遣会社がDXを行う流れ

1.アナログ情報のデータ化

紙や属人管理しているデータを電子化します。これにより、データ検索や顧客管理などの工数や業務負担を大幅に低減可能です。

2.デジタル化と高度化

ルーティンワークや計算の自動化によって、人的工数の削減と業務効率化を図ります。その後、蓄積データの分析ならびに意思決定によって、営業戦略の立案や派遣業務のスピードや品質向上を行います。

3.データの連結・活用

MAやCDPによって、これまで機能ごとに単独化していたデータの連結・活用を行います。これにより、既存のビジネスモデルはそのままに、これまでにない価値の提供が可能となるでしょう。

既存サービスの見直し

従来のビジネスモデルを廃止し、全く新しい提供価値を生み出すステップです。例として、学習塾のオンライン授業やタクシー会社の配車アプリなどが挙げられます。ただし、派遣ビジネスは法的な規制が多いため、実践できるアイデアは少ないかもしれないという点には注意が必要です。

このサイトでは、派遣管理におけるスタッフ管理や顧客管理、給与関連についてのトラブルを解消し、業務の効率化につながる派遣管理システムを紹介しています。
下記ページで派遣会社向けの管理システムおすすめ4選を紹介していますので是非ご参考ください。