印刷業

印刷業の派遣管理システム選定では、バックオフィス機能の充実度がポイント。ここでは、システムの導入事例や選び方をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

【印刷業】派遣管理システム導入事例

属人化した業務を改善。BCP対策も実現できた

こちらの企業では、出版・印刷業界における人材派遣や人材紹介サービス事業を行っています。

属人化した業務を改善したいと考えており、たとえば顧客企業から問い合わせを受けた際、担当者の不在時は折り返しの連絡に。「担当者しか進捗を知らない」という状況でした。
また、オフィスの引っ越しを機に、BCP対策としてサーバーのクラウド化も検討していたそうです。

そこで、派遣管理システムの導入を決定。必要な機能が網羅されていて比較的低コストで導入できるシステムを選定しました。

派遣管理システム導入の結果、「問い合わせへのスピーディな対応」を実現。システムの連絡履歴機能を使って取引先との進捗を誰でもわかるようにしたことで、担当者不在でも問い合わせに対応できるようになったそうです。
また、システムをクラウド化したことで、BCP対策に貢献。将来的にはテレワーク体制構築にも活用したいと考えています。

参照元：ユニテックシステム株式会社（ https://www.uts-navi.com/user/n_user4.html）

印刷業の派遣会社がシステムを選ぶポイント

機能性の高さ

印刷業の派遣会社が派遣管理システムを選定する際、まず重視したいのが「機能性」です。とくにシステムの「バックオフィス機能」については、しっかりと内容を確認しましょう。

バックオフィス機能には、派遣スタッフの情報管理のほか、勤怠管理や給与計算、社会保険や労務管理などに関する機能があります。いずれもシステムの基本機能として搭載されていることが多いものの、内容の充実度や使い勝手はシステムによって異なります。バックオフィス機能が充実していれば膨大な事務処理を効率良く正確に行えるため、慎重に選定しましょう。

また、「法改正対応」をスムーズに行えるかどうかもポイント。労働基準法や派遣法などの法改正時に迅速に対応できるシステムを選定することは、派遣会社にとって重要です。

そのほかにも、「契約書や帳票の電子化」「各種レポート出力」「コンプライアンス管理」といった機能もチェックしておきたいポイントです。

UIなどの見やすさ

ユーザーインターフェース（UI）についても、システム選定の際に重視したいポイント。理想的なのは、「どこにどんな情報があるのかがわかりやすく、直感的に操作できる、誰でも使いこなしやすいシステム」です。

いくら機能が充実していても、使いにくいシステムなら社内に浸透しません。導入時のトレーニングも上手く進まず、「せっかく導入したのに誰も使いこなせていない」という失敗を招いてしまいます。

カスタマイズ性・他サービスとの連携

「すでにバックオフィス系システムや会計ソフト、勤怠管理ツールなどは導入済み」というケースもあるでしょう。

そのため、他システムとの連携のしやすさも派遣管理システム選定のポイントです。既存システムと連携可能な派遣管理システムなら、導入をスムーズに行えるうえ、導入後の業務も効率化するでしょう。

クラウド・オンプレミスそれぞれの選び方

派遣管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。一般的に、導入コストや運用・管理の手間削減には「クラウド型」、高いセキュリティ性を求めるのなら「オンプレミス型」が選択される傾向にあります。

クラウド型

インターネット経由でサービスを利用する形態です。

クラウド型は自社でサーバーを用意する必要がないため、導入コストを抑えられるのが魅力。また、サーバー管理も不要になるため、メンテナンスの手間もありません。
そのため、「導入コストを安くしたい」「とにかくスピーディにシステムを導入したい」という小規模～中規模の企業に向いています。

さらに、クラウド型ではデータ更新や法改正にも自動で対応可能。労働法改正や社会保険料率更新があっても、ベンダー側で対応してくれます。

オンプレミス型

オンプレミス型の派遣管理システムでは、自社にサーバーや設備を設置・保有・管理します。

インターネットを経由せず自社内でシステムを運用・管理するため、セキュリティ性が高いのが強み。そのため、厳格な運用を求められる大規模な人材派遣会社などでは、オンプレミス型を選ぶことが多いようです。

オンプレミス型のデメリットとしては、自社内にサーバーを設置することから、法改正時やデータ更新時に自社で対応しなければならない点が挙げられます。管理コストや工数の負担も大きいため、しっかりと検討する必要があります。