電子帳簿保存法とは？人材派遣契約書の電子化について

人材派遣の契約を電子化する企業も増えつつあり、2024年度までには電子化しておく必要があります。このページでは電子帳簿保存法など電子化について解説しています。派遣管理システムを導入する前に参考にしてみてください。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、電子データにて帳簿・書類を保存するための明確なルールを定めている法律のことです。実は1998年から施行されており、何度も改正を繰り返しています。しかし2022年1月より施行される改正電子帳簿保存法には「電子取引」に関わるデータ保存の義務化が含まれたことで、様々な業種に影響を及ぼしているため注目を集めているのです。ただし中小企業や個人事業者の場合、2022年1月では準備期間が短すぎるとして、2023年12月末までは従来通り紙ベースの保存も認められています。人材派遣に関しても派遣契約書の電子化が認められるようになり、派遣社員の雇用に関わる全ての文書の作成や保存の電子化が可能です。

電子取引を行った場合、取引に関する情報の訂正や削除などの履歴はそのままの状態で電子データとして保存する必要があります。電子帳簿保存法の改正によって、データの隠蔽や改ざんなど虚偽の申告を行い、悪質な管理体制があると考えられた場合は罰則が適用される恐れもあるので注意しましょう。

参照元：ミラサポplus｜どうすればいいの？「電子帳簿保存法」（https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/）

参照元：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm）

電子帳簿保存法の区分について

電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに区分されます。

電子帳簿等保存は、デジタルで作成した書類や帳簿などをそのまま保存することです。つまり自分自身が会計ソフトなどで作成した帳簿・決算関係書類などを電子データのまま保存することなどが含まれます。次にスキャナ保存は紙ベースで作成・受領した書類を画像データに変換して保存することです。つまり請求書や領収書が紙ベースで届いたときにスキャンしてデジタル化してから保存するということを指します。

最後に電子取引データ保存は電子的に受け取った取り引きに関する情報をデータで保存することです。つまり領収書・請求書など紙ベースでやりとりしていた際に、その紙を保存する必要がある旨をデータでやりとりした場合には、そのデータも保存しなければなりません。

人材派遣の契約書の電子化は2024年まで？

派遣社員と派遣元の企業で交わす労働派遣契約書などは、電子帳簿保存法の改正により2024年より本格的にスタートしなければなりません。ただ具体的には派遣帳票などの対象は決まっていませんが、派遣元企業と派遣先企業の間で必要となる派遣先管理台帳などの書類はデータ化が求められるでしょう。

本来であれば2022年よりスタートする予定だったため、猶予期間として2024年まで延長となっている制度です。そのため前もって準備を進めることが大切になってきます。

電子取引データ保存の対応について

電子帳簿等保存やスキャナ保存に関しては、保存側の義務者が紙ベースにするか、データ化の保存にするかを選択できます。そのため従来通りの紙ベース保存でも問題はありません。しかし電子取引データに関する保存は2024年から必ず対応する必要があり、少しでも早い段階で準備しておくと良いでしょう。たとえば電子データのファイルに日付・取引先・金額など電子データと結びつける牽引簿の作成などを行ってください。

人材派遣契約の電子化対応のポイント

雇用契約書や派遣契約の書類を電子データで行っている場合は、電子取引に該当します。管理システムを活用しながら電子帳簿保存法に則って適切に保存や管理を行いましょう。また、もし領収書などを電子化したいと思っているのであれば、ICカードやクレジットカードが会社の経理システムと連携しておけば利用明細書を領収書として取り扱えます。ただ領収書の改ざんや使いまわし、重複申告などがないように注意を払わなければなりません。

派遣スタッフ契約管理に関する
システム導入事例