営業事務

【営業事務】派遣管理システム導入事例

システム導入によるペーパーレス化を実現

人材派遣業を営むある会社では、社内外におけるやりとりを未だ紙媒体で行っているという課題がありました。契約書などの重要書類に関しては営業担当者が派遣先企業に持参するか特定記録を付して郵送するかしており、請求書などの書面は郵送かファックスで対応していました。しかしクライアントが増えるにつれやりとりする紙のボリュームが膨大になり、コストやタイムラグも含めたさまざまな課題が浮き彫りになっていきました。
これらの問題を解消するために派遣管理システムの導入を行ったところ、月末に発生していた請求関連のアナログ作業が無くなり作業スピードがアップ、ペーパーレスを実現することができています。また、クライアント側も管理システムを使用しているとやり取りも含めてペーパーレスを実現することが可能になります。クライアントからは「ウェブサイト上で書類が確認できるのは非常に便利だ」と喜ばれるようになり、こうした改善が実現したことも影響して以前よりも依頼される仕事も増える結果となっています。

参照元：STAFF EXPRESS（ https://www.staffexpress.jp/blog/introduction-example/cases-in-which-customer-satisfaction-is-improved-and-work-efficiency-is-improved/）

きめ細やかな管理を実現

派遣スタッフの増加に伴い、給与明細や請求書作成、契約書作成などの細かな管理が難しくなったことをきっかけとし、派遣に関するすべての管理を一元化できるシステムを導入した事例です。これまではExcelやWordを使用したアナログ作業を行っていましたが、データベースが統一されていないために入力・確認などに時間がかかるという課題を抱えていました。
管理システムを導入してからは営業事務の負担が減少したため、より多くの仕事を受けることができるようになっています。また、派遣スタッフ一人ひとりの情報をまとめて確認することができるため、きめ細やかなコーディネートができるようになっています。オプションで導入しているタイムシートや年末調整管理なども便利で重宝されています。

参照元：ユニテックシステム株式会社（https://www.uts-navi.com/user/user12.html ）

派遣先の営業事務担当・派遣元会社が派遣管理システムを選ぶポイント

導入目的と業務フローに合致しているか

管理システムを導入するということは何らかの課題を抱えており、その課題を解消することを目的として検討することになります。また、既に行っている業務がある場合にはその業務フローも決まっていると思いますので、それらに合うソリューションを選定することが重要です。機能は多ければ多いほどいいわけではなく、営業活動のデータ管理や帳票出力、契約状況の可視化など自社の課題やニーズに即したものがきちんと備わっているかどうかが重要です。

必要な機能の充実度

複数のソリューションを組み合わせて使用するという方法もありますが、可能であれば一つのシステムで必要な機能をカバーできていることが望ましいでしょう。勤怠管理や給与計算、請求業務、契約書管理、スタッフ情報の一元管理などをオールインワンで管理できることが望ましいです。電子契約やスタッフのマイページ管理、各種書類の自動発行など、最近の管理システムでは標準機能として備わっているような機能がきちんと利用できるかどうかも確認しておくとよいでしょう。

他システムとの連携性

一つのシステムで完結することが望ましいと紹介しましたが、なかなかそうはいきません。そうなると使用している他システムとどう連携するかが重要になってきます。例えば労務管理・給与システム・会計システムなどとのデータ連携ができるソリューションであれば、管理の重複や手入力などといったエラーリスクの大きな作業をカットすることができるでしょう。

セキュリティとサポート体制

派遣管理システムとなると多くの個人情報管理をすることになるでしょう。さらに人数が増えれば増えるほど情報管理の重要性は高まります。個人情報の取り扱いや労務管理を行うシステムではセキュリティ性の高さが重要視されます。情報漏洩への対策やクラウド型における堅牢性はもちろん、システムを提供しているベンダーのサポート体制が充実しているかどうかもしっかりと確認するようにしましょう。必要な確認は導入前に問い合わせるようにしましょう。

コストと拡張性、カスタマイズ性

管理システムの導入は売上に直結するものではありませんので、どの程度のコストがかかるのかは重要なポイントになります。導入費用はもちろん、その後の運用コストが自社の規模や既に発生しているコストとの兼ね合いを考えたときに大きな負担にならないかどうか、また中長期的に見て高いコストパフォーマンスが得られるかを検討しましょう。事業拡大や法改正など、今後発生しうる対応も見据えたうえで必要に応じてカスタマイズができるかという点も重要なポイントになります。