有給管理を派遣管理システムで行うメリット

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年次有給休暇とは、「使用者から労働者へ与えられる、賃金の発生する休暇日」のこと。労働基準法第39条で認められた労働者の権利です。ここでは、有給管理の課題や派遣管理システムで管理を行うメリットについて紹介します。

年次有給休暇について

年次有給休暇は、1年毎に毎年一定の日数を与えなければなりません。年次有給休暇を与える必要のある労働者は、下記が基本的な要件となります。

  • 雇い入れから半年間継続して雇われている
  • 全労働日の8割以上を出勤している

対象者は、正社員やパートタイム・アルバイト・派遣社員を問いません。上記の2点を満たす労働者には、雇用開始から6ヵ月が経過した時点で10日の年次有給休暇が与えられます。
なお、付与日数は一週間の所定労働時間や継続勤務年数によって1日~20日の幅があります。

また、2019年4月より、すべての企業において「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対し、年5日の年次有給休暇の確実な取得を義務付ける」と定められました。
つまり、10日以上の年次有給休暇を付与される労働者は、年5日は必ず有給休暇を取得しなければならないということです。もしも対象労働者に5日間の有給休暇を取得させない場合、労働基準法違反とみなされ、経営者に罰則が科せられる可能性があります。

なお、年5日の年次有給休暇取得義務の対象は1日単位あるいは半日単位の有給休暇に限り、時間単位の有給休暇は認められません。

参照元:厚生労働省(年5日の年次有給休暇の確実な取得

担当者が注意するべき有給管理の問題

派遣社員と雇用契約を結んでいるのは派遣元の会社です。そのため、派遣会社が派遣社員の年次有給休暇の管理を行う必要があります。
もちろん、年10日以上の年次有給休暇を付与される派遣社員の年5日以上の確実な有給休暇取得も管理しなければなりません。

取得状況の管理

派遣会社は、派遣社員の勤務状況によって年1日~20日の年次有給休暇を付与します。しかし、登録している派遣社員は複数名おり、年次有給休暇の付与日数はそれぞれ異なるでしょう。さらにどの派遣社員がどれだけの有給休暇日数を取得したかも管理しなければなりません。

とくに年10日以上の年次有給休暇を与えられた派遣社員は年5日以上の有給休暇取得が義務付けられているため、しっかりと管理する必要があります。

給与計算

年次有給休暇を取得した際には、取得日数に合った給与が発生します。ただ、派遣社員の取得した休暇が振替休日や代休の場合もあります。そのため、どの仕組みで取得した休暇なのかを確認しなければなりません。

また、たとえば労使協定などで時間単位での年次有給休暇の取得を定めている場合、変則的な計算を行うこともあります。派遣会社が行う年次有給休暇の給与計算では、さまざまな項目の管理のもと正しく行わなければなりません。

管理簿の作成

使用者は労働者の有給休暇取得状況を記録した「年次有給休暇管理簿」を作成しなければなりません。年次有給休暇管理簿とは、労働基準法施行規則第24条の7に定められた書類であり、有給休暇の日数や基準日、時季等を記載します。

また、管理簿には定められた期間の保存も義務付けられています。労働者が有給休暇を付与されている期間はもちろん、期間満了後3年間の保管が必要です。

派遣管理システムで有給管理を行うメリット

派遣会社では、派遣社員の年次有給休暇を管理する必要があります。派遣社員それぞれに付与する有給日数や取得状況を正確に管理しなければならないため、登録派遣社員の多い派遣会社ほど業務が煩雑になるでしょう。

そこで派遣管理システムを活用すれば、有給管理業務の負担を大きく減らせます。派遣管理システムでは派遣社員の勤怠データを一元管理でき、各派遣社員における年次有給休暇の付与状況の確認も可能。
取得状況の管理もしやすくなり、「年5日以上の有給取得義務がある労働者が有給休暇を取得していない」などのミスをなくせるでしょう。

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