パッケージシステムとは?派遣管理システム基礎知識

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派遣管理システムは、大きく分けてパッケージと自社制作の2種類があります。ここでは、パッケージシステムの特徴やメリット・デメリット、自社制作との違いについて解説します。

パッケージシステムについて

パッケージシステムとは、すでに完成した状態にある派遣管理システムのことをいいます。導入すればすぐ使い始められるので、スピーディにシステムを構築したい時に適しています。

派遣管理システムをオーダーメイドで制作した場合、大まかな骨組みを決め、要件や仕様を定義しなくてはいけません。一方、パッケージシステムは要件の定義などは不要で、所定の手順で導入するだけで済みます。

パッケージシステムは、いわゆる既製品であり、搭載されている機能もあらかじめ決まっています。そのため、機能にムダや不足が生じる可能性があります。導入する際は、いくつかのパッケージシステムを比較し、必要な機能を備えているか確認することが重要です。

独自開発(自社制作)システムとの違い

派遣管理システムは、自社で独自開発する手段もあります。独自開発とパッケージの大きな違いは、すでに仕組みが完成しているかどうか、という点です。

独自開発のシステムは、画面構成やデザイン、搭載する機能などを一から設計していきます。何もない状態から制作しますので、オリジナルの派遣管理システムを作成可能です。

対するパッケージシステムは、画面構成やデザインなども完成した状態にあります。カスタマイズできる可能性もありますが、独自開発ほどの自由度はありません。

一方、パッケージシステムは導入費用が手頃なのに対し、独自開発のシステムはコストが膨らみがちです。派遣管理システムを選ぶ時は、設計の自由度だけでなく、コスト面の違いも考慮しましょう。

パッケージシステムのメリットは?

ここでは、パッケージシステムの主なメリットを詳しく解説していきます。導入を検討中の方は参考にして頂けたらと思います。

システムを効率的に導入できる

パッケージシステムのメリットは、効率的な導入が可能な点にあります。独自開発システムの場合、何度もテストや改修を繰り返し、不具合や問題を改善しなくてはいけません。しかし、テスト・改修が思うように進まず、計画どおりに事が運ばない可能性もあります。

一方、パッケージシステムはすでに仕組みが完成しているので、テストは必要最小限で済みます。最適解を見つけるために、何度もテストや改修を繰り返す必要はありません。結果として、導入にかかる工数を削減できるため、効率的に派遣管理システムの構築が可能です。

業務フローを標準化できる

パッケージシステムを導入することで、業務フローの標準化が可能になります。派遣管理に関する業務は多岐にわたるため、それらをカバーするには規模の大きなシステムが必要です。しかし、独自開発システムは特定の業務に寄ったシステムとなることが珍しくありません。部分的なシステム構築に留まると、業務全体をカバーできないケースも多くあります。業務のルール・手順が担当者によって変わったり、属人化したりする可能性も出てくるでしょう。

パッケージシステムも搭載機能はシステム次第ですが、オールインワンになった製品を導入すれば、多くの業務をシステム化できます。ルール・手順を統一できるのはもちろん、業務の属人化も予防可能です。

導入費用を抑えやすい

導入コストを抑制できる点もパッケージシステムのメリットです。派遣管理システムを独自開発した場合、設計から開発、テストや本格運用に至るまでに多額のコストがかかります。ゼロの状態からの開発になるので、導入費用は多めに見積もっておく必要があります。

パッケージシステムの場合、一から設計する必要がありません。その分人件費などのコストが抑えられるため、独自開発よりも大幅なコスト削減が可能です。また、システムの保守・メンテナンスはメーカーが行いますので、自社で保守担当者を配置する必要がありません。長い目で見ると、保守コストも抑えられる可能性があります。

短い納期で導入できる

短納期で導入できることも強みといえます。初期設定や導入に向けた社員研修などの準備は必要ですが、環境を整えればすぐにでも導入できます。システムの移行が必要な場合でも、スケジュールを短縮可能でしょう。

独自開発の派遣管理システムは、開発担当者と設計を決めたり、運用を想定したテストをしたりと、さまざまなプロセスを踏む必要があります。また、トラブルに備えるためには、開発期間を眺めに取らなくてはいけません。その結果、パッケージシステムと比較して納期がかなり長くなります。本格的な運用開始までに、年単位の時間がかかることも珍しくありません。

パッケージシステムのデメリットは?

さまざまなメリットを持つパッケージシステムですが、決まった機能しか利用できないことに注意しましょう。独自開発なら搭載機能を自由に決められますが、パッケージシステムは機能や使用が決まっています。

中には機能拡張・カスタマイズに対応しているシステムもあります。ただし、機能のカスタマイズには限界があるうえ、追加費用が発生します。開発期間も必要ですので、運用開始までに時間がかかってしまう可能性もあります。場合によっては、独自開発のほうがスムーズに導入できるケースも出てくるでしょう。

パッケージシステムと独自開発システムのどちらを選ぶべき?

パッケージシステムと独自開発システムで迷った時は、現状に合ったシステムをチョイスしましょう。例えば、業務の都合で独自の機能が必要な時は、独自開発の派遣管理システムが向いています。

一方で導入コストを抑えたい時や、スピーディなシステム化が求められる時は、パッケージシステムを選びましょう。いずれにせよ、自社における課題とニーズを洗い出し、メリットとデメリットも考慮したうえで選択する必要があります。

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