スタッフ管理
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派遣のスタッフ管理の問題点は
「マッチング度」と「連絡履歴の共有」
マッチングが属人的になりやすい
人材派遣ビジネスを成功させる上で、派遣先の仕事と派遣スタッフのマッチング度を向上させることは非常に重要です。マッチング度の高い派遣スタッフを紹介できる派遣会社は、派遣先から「ここの会社はいつも優秀な人材を派遣してくれる」というレピュテーションを生むだけでなく、派遣スタッフの定着率向上にも繋がります。
しかし、抱える案件数や雇用するスタッフ数が多くなると、案件ごとに求められる人材を理解し、該当する派遣スタッフを正確に派遣することが難しくなります。適切なスタッフを派遣できなければ、派遣先からの評判が悪くなるだけでなく、「この派遣会社は自分の適性や要望にあった仕事を紹介してくれない」とスタッフの定着率も悪化する恐れがあります。
定性面の特徴で検索できない
派遣スタッフの情報を履歴書などで管理する場合、そのスタッフの職歴や保有資格などハード面の特徴は把握することができます。しかし、「論理的に話すことができる」「ハキハキと受け答えができる」などといったスタッフの定性面の特徴までデータとして蓄積することはできません。
特に接客業や販売職などの職種の場合は、スタッフの定性的な特徴が職種とマッチしているかが定着率や顧客満足度に大きく影響しますが、残念ながら多くの派遣会社がそういったスタッフの定性的特徴まで情報管理できていないのが実情です。
どのスタッフに何を連絡したかがわからない
管理システムを利用していない派遣会社の場合、派遣スタッフとの連絡は担当カウンセラーのみに集約されがちです。このような場合、もしもスタッフと派遣元会社あるいは派遣先会社との間にトラブル等が発生した場合に、「誰が」「誰に」「いつ」「何について」連絡していたかという事実がブラックボックス化してしまい、トラブルに対処できない可能性があります。
トラブル以外にも、派遣会社から派遣スタッフへの連絡が重複してしまうようなことがあると、「この派遣会社は適切に情報を管理しているのだろうか」とスタッフに不安を抱かせてしまう恐れがあります。
派遣管理システム導入により
スタッフ管理はどのように改善するのか
スタッフ管理機能が搭載された派遣管理システムを導入すれば、膨大なスタッフ情報の中から任意の条件を満たしているスタッフだけを抽出することが可能になり、システムを使わない俗人的な案件紹介よりも案件のマッチング度を向上させることができます。
システムによっては、「笑顔が良い」「清潔感がある」などスタッフの定性的な情報も登録できるため、案件紹介に活用することができます。スタッフとの連絡履歴も社内で共有できるため、いつ誰が誰に何を連絡していたのかを確認することができるだけでなく、一度送ったメールを同一人物に再度送るといったようなコミュニケーションエラーも防止することができます。
派遣管理システムを導入した派遣会社からの口コミ評判
事例：スタッフのソフト面での特徴も登録することが可能
当社はサービス業に特化しているため、笑顔や受け答え方などのコミュニケーションについての登録項目がとても重要になります。
また、日払いへの対応も不可欠で、今後の新しい事業展開に応える柔軟性も必要です。こうした当社の要望に臨機応変に対応できる製品がORDIAでした
参照元：丸紅情報システムズ公式HP（https://www.marubeni-sys.com/infinite-ideas/chousen/dspark/index.html）
事例：JOB単位の登録でスタッフ・クライアントのステータスを詳しく管理
Gスタッフでは、JOBという単位でスタッフやクライアントのコンディションを管理しています。JOBとは、受注が確定した案件に1名のスタッフが紐づけられた状態を指します。
例えば、1社のクライアント先に3名のスタッフを割り当てる場合、JOBは合計で3つ生成されます。このJOBごとに契約を管理するため、スタッフとクライアントのステータスをわかりやすく管理することができます。
参照元：株式会社ネスティ公式サイト（https://www.nesty-g.co.jp/system_gsta.html）
事例：便利かつ正確なマッチング機能によって案件稼働率を向上
HRBCスタッフィングは、派遣スタッフの求職者情報と派遣先企業の求人情報を一元管理できるクラウド型のマッチングシステムです。
外部の各種求人媒体や自社サイトとの情報連携も可能で、契約獲得直後の案件や任意の特性をもつ候補者など特定の条件による効率的な自動マッチングを可能にします。
稼働させられていない求人や提案できていないスタッフを可視化し、派遣スタッフの稼働数・稼働率の改善、派遣会社の利益向上を促進します。
引用元：ポーターズ株式会社公式サイト（https://hrbc.porters.jp/staffing/）
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