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人材派遣ビジネスを営む上で有効に活用したいのが、e-Gov(イーガブ)と呼ばれる制度です。
e-Govとは、総務省管轄の行政情報ポータルサイトのことで、2003年に開かれた各府省情報化統括責任者連絡会議で提出された「電子政府構築計画」に基づいて、利用者本位の行政サービスの提供と予算効率の高い簡素な政府の実現を目的として構築された制度です。
参照元:電子政府構築計画 - 首相官邸(https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/cio/dai9/9siryou2.pdf)
派遣会社がe-Govを利用するメリットは、大きく2つあげることができます。
1つ目のメリットは、様々な公的手続きを行う際に、時間と場所の制約を受けずに済むことです。派遣ビジネスを営む上では、様々な公的手続きを行う必要が出てきます。
派遣事業を開始する際には許可申請、事業開始後も定期的に許可有効期限の更新や事業報告、場合によっては事業廃止の届出など、あらゆる事業フェーズに公的手続きは付き物です。従来であれば、公的手続きを行うためには受付時間内に公的機関の窓口まで足を運ぶ必要がありました。
e-Govを利用すれば24時間365日いつでも手続きが可能で、インターネット環境があればどこからでも申請することができます。これにより、公的機関まで足を運ぶ時間や窓口で待たされる時間を削減し、本来の業務により多くの時間を使うことができるようになります。
2つ目のメリットは、手続きの工数削減です。従来は、場合によっては1つの手続きを完了するために複数の窓口を回らなければなりませんでした。e-Govを使って公的な手続きを行えば、複数の窓口からのたらい回しにあう心配はありません。
さらに、従来は公的な申請書は手書きで完成させなければなりませんでしたが、e-Govでは電子書類で済むため書類作成も格段に楽になります。これまで管理部門の業務時間を圧迫していた煩雑な事務的手続きが大幅に効率化されるため、浮いた時間や労力を業績拡大のためのコア業務に充てることができるようになります。
e-Govはインターネット環境と対応デバイスがあればいつでもどこでも利用することができます。実際の利用方法は大きく2つに分かれます。
一つは、政府が提供するe-gov電子申請アプリケーションを利用して申請を行う方法です。専用サイトからアプリケーションをインストールしてe-govアカウントを登録すると、専用のマイページ上から申請手続きが行えるようになります。しかし、このアプリケーションを使った電子申請は入力の工数がかかる上に画面操作がやや煩雑であるため、現状はあまり利用しやすい方法とは言えません。
そこでおすすめなのが、電子申請に対応した市販の派遣管理システムを導入することです。民間IT企業が手がける派遣管理システムは、システムに不慣れな方でも直感的に操作しやすいようなユーザーインターフェースを整えているものが多く、操作方法がわからない場合はヘルプデスクからサポートを受けることも可能です。
派遣管理すステムの導入を考えている派遣会社は、システムの機能面や費用面に加えて「e-Govに対応しているシステムか」という観点からシステムを選ぶことが重要です。
将来の業績拡大を目指すのであれば、手間のかかる申請手続き業務は可能な限り効率化して、コア業務に時間と労力を割くこと必要です。そのためにも、e-Gov対応の派遣管理システムの導入は非常に効果的と言えるでしょう。
「スタッフ管理」「顧客管理」「契約管理」「勤怠管理」「給与・請求管理」が一括で対応でき、尚且つe-Govとの連携がなされているシステムを厳選。単純なシステム比較だけでは見極めきれない使いやすさについて、データの取り込みや連携、サポート体制など、さらに踏み込んだ項目を比較してみました。(2021年1月調査時点の情報です)
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機能 |
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特長 | 基本的な機能だけではなく、データのインポート・エクスポート、マイナンバー管理機能など、人材派遣ビジネスに必要な機能を標準装備している。 | 人材紹介や業務請負委託などのビジネスの業務管理にも対応したシステム。ユーザーの要望に合わせて有償でカスタマイズも可能。 | システムを導入したユーザーが無料で利用できるヘルプデスクを設置。導入事例に基づいた最適な項目設定を案内する。 | オプションでWeb上で勤怠管理を完結させる機能や、スタッフのマイナンバーを登録・帳票出力する機能、マイページ機能などの便利機能を拡充できる。 |