派遣管理システムで年末調整もしやすくなる?

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年末は、年末調整など何かと業務が増えて負担が増えやすい時期です。そのため、「派遣管理システムを使うと年末調整しやすくなる?」「使うことのメリットが知りたい」と思っている方もいることでしょう。

当記事では、派遣管理システムを用いると年末調整がしやすくなるのかを説明するとともに、使用することのメリットについてもまとめました。派遣管理システムの導入を検討している方は、当記事をぜひチェックしてみてください。

年末調整は人材派遣会社がおこなう重要な業務

会社や雇用主に雇われて働く社員は、会社側が年末調整を行うという原則があります。派遣スタッフは、人材派遣会社を通して各会社で勤務しています。

要約すると、会社と契約を交わしているのは人材派遣会社であり、派遣スタッフはそこから派遣された社員ということになるのです。

これらのことから、派遣スタッフとして会社で働く人の年末調整は、派遣先がするのではなく人材派遣会社がしなければなりません。派遣として働く人は、人材派遣会社から年末調整の書類を受け取って派遣会社に提出して、すべての年末調整をしてもらいましょう。

ちなみに、年末調整の書類を人材派遣会社に期限内に提出しない場合、自分ですべて手続きをしなければならないケースがあります。年末調整の書類をすべて自分で作成するのは非常に大変です。年末調整の書類は、余裕を持って提出してもらえるように人材派遣会社はサポートしていくことが重要だと言えます。

年末調整も派遣管理システムで行った方がいい理由

派遣スタッフの年末調整を人力で行うのはかなりの労力を伴います。年末は何かと多忙であり、年末調整以外にさまざまな業務を行わなければなりません。そのような状況だからこそ、派遣管理システムを導入するのがおすすめだと言えます。

ここでは、年末調整を派遣管理システムで対応したほうがよい理由について述べていきます。

年末はとても忙しくなるため

年末年始は多くの企業が休みになることから、年始の仕事初めは、休暇中に問い合わせなどで届いていた大量のメール返信からこなさなければなりません。

年末年始の忙しさは人材派遣会社だけではなく、どの企業も同様の状況です。社員は年始に忙しくなることを見据えて、年末のうちに必要な業務を進めておいたり、優先順位をつけながら仕事を終わらせておいたりする傾向にあります。

それにプラスして、派遣社員によっては新年・新年度に向けて雇用形態を変更したり、転職を考えたりする人も増える時期です。転職する場合、退職手続きや他の企業との面接の調整、入社の手続きなど、するべきことが増えるため人材派遣会社も忙しくなります。そのような状況下で年末調整の業務もこなさなければなりません。

派遣したスタッフごとに行う必要があるため

派遣の場合、それぞれのライフスタイルに合わせてフルタイムや時短、シフト制など多様な働き方をします。

給与も日給制や月末締めなど派遣スタッフごと異なるため、それぞれに合わせながら派遣スタッフの年末調整をスピーディーかつ正確に実施するのは非常に労力を伴うものです。

雇用形態や働き方が多様化しているのが当たり前になりつつある状況の中で、ワークライフバランスを大切にする企業が増加しています。リモートワークや時短、フレックス制などが該当します。

これらの働き方は、子育てや介護をこなしながら勤務する場合に非常に便利な制度であり、採用している企業やスタッフも増えているのです。

それは派遣も同様で、フルタイムではなく時短勤務制度などを活用しているケースは増加しています。人材派遣会社は、多様化する働き方をサポートする役目を担っていますが、その仕事内容は多岐にわたり多忙な状況です。

書類選考や入社手続き、給与管理、シフト管理などもこなさなければならず、常に多忙な状況に陥りやすくなっていると考えられます。

証明書を用意しなければいけない場合があるため

年末調整をする際、生命保険料控除証明書や住宅ローン控除証明書、前職の源泉徴収票などの証明書の提出が必要なケースがあります。

もちろん、生命保険料控除証明書は生命保険に入っている人、住宅ローン控除証明書は住宅ローンを組んでいる人が対象ですから、人によって当てはまるものが異なるのが特徴的。

複数枚の証明書を提出しなければならない方がいる中で、1枚も必要ないケースもあります。証明書は各生命保険会社や税務署などから送付されてくるため手元に届くタイミングが異なり、すべての書類が揃うのが年末調整の申請ギリギリになるケースもあるのです。

提出する証明書の種類がたくさんある人ほどギリギリになることが多いため、人材派遣会社の担当者は限られた時間で処理しなければなりません。

年ごとに対応が変わる場合があるため

改正事項があると、控除誤りなどが発生しやすくなります。去年と同様だと思って作業をしてしまい、後から気づいて修正対応に追われることもあるのです。普段の業務をこなしながら、その年度の年末調整について注意点や改正事項がないか、事前に確認しておくことが求められます。

派遣管理システムで年末調整を行うメリット

派遣管理システムで年末調整を行うメリットには、どのようなことが挙げられるか気になるもの。ここでは、メリットについて説明していきます。

年末調整用の機能が備わっている

システムに年末調整用の機能が備わっている場合があります。そのようなものを採用すると、年末調整を進めやすくなるメリットが期待できます。派遣管理システムを導入する場合、年末調整用の機能を備えていたり、派遣スタッフの管理に必要な機能をより多く搭載されていたりするものを選ぶのがおすすめです。

そのほかの管理も一括でできる

スタッフとの同意確認から、プロフィール申請、ドキュメント照会を一緒に利用すると、年末調整に必要な作業がWebですべて完了します。

派遣スタッフ側はペーパーレスになることから、同意確認の書類や各種帳票を手元で保管する負担がなくなります。システムを利用すればいつでも好きなときに必要な書類のみを照会でき、非常に便利です。

人力によるミスが減らせる

人材派遣管理システムは、自動計算やデータの呼び出しも行えることから、計算ミスや転記ミスなどが発生しにくくなります。

ミスは気をつけるだけだと、どんなに注意していても防ぎきれるものではありません。エラーが生じにくい仕組みを構築することが重要です。

その点、人材派遣管理システムなら人材派遣会社の業務における人的ミスを防ぐための設計がされているため、ミスを防ぐことに繋がります。

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