派遣管理システムとRPAの違いについて

業務効率化や生産性向上に寄与する可能性を秘めたRPA。派遣管理システムとの違いや、RPAのメリット・デメリットをご紹介します。

RPAとは

RPAは、手作業で行っている業務をロボットに代行させる技術のことをいいます。正式名称はロボティック・プロセス・オートメーションで、以下のようなルーチンワークを自動化できます。

• 請求処理
• 経費の処理
• 受発注処理
• メールの送信

こうしたルーチンワークを人手で行う企業は少なくありませんが、RPAを導入すれば自動処理が可能です。また、年中無休で動かせるため、業務時間外に処理させることもできます。

派遣管理システムとの違いは？

RPAと派遣管理システムは、いずれも業務効率化に寄与する反面、さまざまな違いがあります。RPAは、ソフトウェアの処理を自動で行うロボットである一方、派遣管理システムはソフトウェアです。

派遣管理システムは、各種データの一元管理や派遣スタッフの抽出、案件のマッチングなど、派遣管理における作業をサポートするシステムをいいます。RPAは、その作業の一部を自動化させる仕組みであり、単体では何もすることができません。

派遣管理システムは一部の計算を自動で実行するものの、マウスやキーボードによる入力が必要です。しかし、RPAなら入力まで自動で実行してくれます。

ただ、RPAはロボットですので、導入前に学習させなくてはいけません。派遣管理システムは導入後すぐに使えるため、学習などの作業は不要です。

RPAのメリット

業務効率化・生産性向上

RPAは作業を自動化できるため、業務効率化や生産性向上に寄与します。入力・計算などの手間が不要になるうえ、業務時間外であっても自動で処理してくれるため、担当者の負担を軽減できます。工数の削減にもつながるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

ヒューマンエラーを防止できることもRPAのメリットです。手作業で処理を行った場合、少なからずミスが起きるリスクがあります。RPAは、毎回決められたルールに沿って処理を実行しますので、ミスが起きるリスクを低減できます。そのため、データの転記などミスが許されない作業にはRPAが適しているでしょう。

業務スピードの向上

業務スピードの向上も実現できます。人間が作業を行った場合、担当者によって作業スピードにムラができるほか、想定より時間を取られるケースも出てくるでしょう。RPAは同一作業をスピーディに実行しますので、業務スピードが大きく改善される可能性があります。

コスト削減・リソースの節約にも寄与

RPAを導入することで、人件費などのコスト削減が可能です。作業に携わる人員を減らせますので、その分他の業務に人員を充てられます。また、作業効率がアップするため、時間などのリソースも節約できるでしょう。

RPAのデメリット

導入・運用コストが発生する

RPAを取り入れる場合、導入・運用コストがかかる点に注意が必要です。製品によってコストは異なるものの、RPAが費用に見合った働きをしてくれなければ、導入するだけ無駄になるおそれがあります。コストに見合っているか慎重に判断しましょう。

誤った指示も実行してしまう

RPAは、あくまで指定された処理を自動実行するボットです。もし指示が間違っていても、気付くことなく延々と処理を繰り返してしまいます。RPAを導入する際は、本番を想定した環境でテストを繰り返し、しっかり動作を確認しましょう。

システム障害で停止するリスクがある

RPAはサーバーで動くものと、PC（クライアント）で動くものがありますが、いずれも障害発生時に停止するおそれがあります。RPAが停止した場合、実行中の処理も停止してしまいますので、万が一に備えた環境を整えておきましょう。

煩雑な業務には不向き

RPAはメール送信などの単純作業に向いている一方、煩雑な業務には適していません。処理が複雑な業務については、従来どおり人手で対応したほうがよいでしょう。また、RPAは指定した処理しか実行しないため、業務プロセスが頻繁に変わる作業にも不向きです。

派遣管理システムとRPAはどちらを導入するべき？

派遣管理システムとRPAのどちらにすべきか迷った場合、コストや作業量に応じて判断しましょう。

RPAは手順が決まっている作業や、繰り返し実行する単純作業に向いています。一方、手順や作業内容が頻繁に変更される業務の場合、RPAは向いていません。その都度学習させる必要があるためです。

もし運用・管理にコストと人材を割きたくない時は、派遣管理システムが向いています。反対に事務処理や単純作業に忙殺されている場合、RPAが向いているでしょう。作業を自動化できるため、担当者の負担軽減が可能です。

なお、派遣管理システム・RPAを同時に導入することも可能ですが、運用コストの増加に注意しましょう。

このサイトでは、派遣管理におけるスタッフ管理や顧客管理、給与関連についてのトラブルを解消し、業務の効率化につながる派遣管理システムを紹介しています。
下記ページで派遣会社向けの管理システムおすすめ4選を紹介していますので是非ご参考ください。