介護業界

【介護業・派遣元会社】派遣管理システム導入事例

管理業務をシステムで一元化できた事例

導入前の課題

Web集客において、本社が一括で求人情報の掲載作業を行わなければならず、負担が大きい点が課題でした。また、全国に5～6ヶ所ある営業所それぞれの求人案件を適切に管理する必要がありましたが、営業メンバーが案件情報を個別に管理していたため、会社全体や営業所ごとの保有案件数が把握が難しいことも問題でした。

そのほか、WordPressを使用して求人管理システムを運用していたものの、データの入力作業に多くの手間がかかり、出力される情報もテキストデータに限定されていて非常に扱いにくい状況でした。

導入後の変化

導入後の変化として、まずホームページ（HP）の改修と合わせて、HP連携オプションを導入。これにより、システムに登録された案件情報が自動的にHPに反映され、大量の求人案件を最新の状態で掲載できるようになりました。また、スタッフ情報もシステム上で一元管理することが可能になり、新たに登録されたスタッフへのアプローチが迅速に行えるようになりました。

また画面は使いやすいため、これまで営業メンバーが個人でExcelなどを用いて属人的に管理していた案件を、システム上に集約することができました。結果として各営業メンバーが個別に抱えていた案件が「見える化」され、HPに掲載可能な案件数が約2倍に増加しました。

参照元：マッチングッド｜導入事例 株式会社ヒロキャリアスタッフ（https://www.matchingood.co.jp/case/hirocareer/）

介護業界における派遣の現状

介護派遣業界では、有料職業紹介会社を通じて採用された派遣スタッフの定着率が低いという課題があります。これは、派遣先が求める具体的な人物像が明確でない場合や、介護事業者と派遣会社の間で人材要件についての認識のズレにより、人材のミスマッチが発生することが要因の一つとして挙げられます。

このような課題を解決するためには、入職前の段階で派遣先と派遣スタッフとの相互理解を深める取り組みが重要です。具体的には、職場見学や面談を通じて、派遣先の環境や業務内容、派遣スタッフが求められる役割などを十分に共有することが効果的。また、派遣会社のスタッフ管理担当者が積極的にコミュニケーションを図り、安心して働ける環境を整えることも重要です。

参照元：全国介護事業者協議会｜在宅介護事業者における派遣労働者の活用実態と適切な活用・キャリア形成支援のあり方等に関する調査研究［※PDF］（https://www.minkaikyo.info/profile/report_data/research_report202104.pdf）

介護業専門の派遣会社の課題

勤務形態が複雑

介護専門の派遣会社の管理業務で、課題として挙げられるのが勤怠管理です。特に勤務形態は複雑で、老人ホームでは24時間体制の勤務が求められるため、夜勤や宿直が日常的に発生します。2交代制や3交代制、変形労働時間制といった勤務形態が採用されることも多く、それらを考慮して集計・管理作業を行うのは時間がかかるのです。

また、正社員、パート・アルバイト、派遣社員など多様な雇用形態ごとに適用される労働条件が異なる点も、勤怠管理をより複雑にする要因の一つとなります。

直行直帰の勤怠管理

訪問介護などの業態では、直行直帰の勤怠管理が問題となるケースが少なくありません。派遣先では通常、ヘルパーが自己申告で勤怠を報告することが一般的ですが、その方法では正確な労働時間を把握するのが難しいことがあります。その結果、労働時間に誤差が生じるリスクが高まるのです。

給与計算が複雑

介護業界では夜勤や宿直が発生しやすく、各勤務形態や雇用形態に応じて異なる給与規定が適用されます。たとえば、正社員やパートタイマー、派遣社員などそれぞれで支給額や計算方法が異なるため、すべてを正確に処理するためには多くの時間と労力が必要となります。

介護業専門の派遣会社がシステムを選ぶポイント

シフト作成機能

介護業界では、介護保険法に基づいた人員基準を満たすシフトの作成が求められるため、この作業を支援する機能を備えた派遣管理システムが適しています。こうしたシステムを導入することで、複雑なシフト作成の負担を軽減することが可能となります。そのほか、給与計算や勤怠管理など、これらの業務を一括で対応できる派遣管理システムの導入もおすすめです。

ウェブやアプリでの打刻機能

直行直帰の勤務形態が多い訪問介護などの業態では、Web打刻やアプリ打刻に対応したシステムが有効です。この機能により、現場にいなくても遠隔での打刻が可能となり、勤怠記録を簡単かつ正確に管理しやすくなります。またGPS打刻機能を活用すれば、ヘルパーや外勤職員がどの場所で打刻を行ったかを記録できるので、不正防止にも寄与できるでしょう。

勤務形態への対応

介護業界の特有の勤務形態に対応できるシステムを選ぶことも重要です。交代制勤務や内勤・外勤、常勤・非常勤など、多様な勤務形態を管理するには、それぞれに柔軟に対応できる機能が必要です。システムを選ぶ際には、自社の業務特性に合った機能を持つものを選定することで、業務効率化を進めることができます。

このページでは介護業専門の派遣会社のシステム導入事例や課題などをお伝えしました。

他のページでは勤怠管理のほか、スタッフ管理や給与管理など、派遣管理業務を一括で管理できる「派遣管理システム」について解説しています。業務効率化・DX化を検討している方は是非ご参考ください。

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