人事部

【人事担当】派遣管理システム導入事例

複数ある業務ツールを1本化することに成功

ある企業では、導入前の状況を「ツールカオス」と表現していました。業務ごとに異なる8つものツールを使い分けていたため、情報を整理するだけで多くの時間と労力を要していたのです。たとえば、評価はあるツール、勤怠や従業員情報はまた別のツール、といった具合で、データの連携が困難なうえに、CSVへの書き出しやスプレッドシートへの手入力といった作業が日常的に発生していました。同じ従業員の名前を一日に何度も手入力しなければならない状況も珍しくなかったといいます。

このような非効率な業務を解消するために、同社では派遣管理システムの導入を決断しました。もともと労務管理に特化したシステムとして高い評価を受けており、その使いやすさとカバー範囲の広さに魅力を感じたことが導入の大きな理由です。従業員情報を一元化することで、現場の混乱を防ぎ、担当者と従業員の両方にとって負担が軽くなると考えたようです。

導入にあたっては、全社会議を通じて社員にもシステムの利点を丁寧に伝えたことで、現場からの大きな反発もなく、スムーズに定着していきました。さらに、人事評価においては360度評価を実施していた同社ですが、専用のテンプレートが使えるようになり、評価準備にかかる時間を従来の10分の1にまで短縮することができました。

参照元：SmartHR｜人事評価にかかる時間を9割削減。学習塾の「360度評価・フィードバック」活用（https://smarthr.jp/case/kec-gr/）

契約の締結が効率化

派遣管理システムを導入したことで、派遣スタッフの新規就業に際して必要な契約手続きが大きく変わりました。派遣元との契約を電子契約で行えるので、締結までの時間や手間が短縮され、業務全体のスピードが向上したのです。

また、このシステムには、派遣法およびコンプライアンス違反の防止を支援する機能があらかじめ組み込まれており、派遣先企業の人事担当者が日々管理しなければならない重要な情報が把握しやすくなります。とくに、雇用形態の確認やスタッフごとの個人単位抵触日の把握といった、法令遵守に関わる項目を簡単に確認できる点は、安心して派遣業務を進める上で欠かせない要素となっています。

参照元：人材派遣管理システム HRstation｜KDDI株式会社（https://www.altius-link.com/hrstation/case/20221223_1750.html）

派遣先の人事担当・派遣元会社が派遣管理システムを選ぶポイント

派遣スタッフ登録・契約管理

スタッフ一人ひとりの情報（スキル、経歴、資格など）や、個別の契約内容を一元管理できるかは基本中の基本です。特に、契約期間の満了が近づいた際に自動で通知してくれるアラート機能などあれば、更新漏れや手続きの遅延といったミスを防ぐ上で重要な機能となるでしょう。

派遣先管理

派遣元企業にとっては、どのスタッフが「どの派遣先の」「どの部署で」稼働しているかをリアルタイムで正確に把握することが重要です。システム上で配置状況が地図のように可視化されると、急な欠員補充や増員要請にも迅速に対応できるようになるでしょう。派遣先企業にとっては、部署ごとの派遣スタッフの稼働状況をすぐに確認できるため、適正な人員配置の検討に役立ちます。

勤怠管理・工数集計

スマートフォンやPCからの簡単な出退勤打刻、勤怠申請の承認ワークフローがシステム上で完結できると、タイムカードの回収や手作業での集計といった手間を大きく削減できます。また実働時間や残業時間が自動で集計される機能があれば、担当者の負担はさらに軽くなるでしょう。

給与・請求連携

勤怠データを元にスタッフの給与計算や派遣先への請求書発行が自動化できる機能は、業務効率化の要です。毎月の面倒な計算や書類作成業務から解放され、ミスなく迅速に処理を完了できます。

労働者派遣法への準拠

複雑で改正も多い労働者派遣法に、システムがきちんと対応しているかの確認は必須。契約書類の適切な保管義務、時間外労働の上限規制（36協定）、適切な休憩・休日の管理などをシステムでサポートできれば、コンプライアンス違反のリスク対策も行いやすくなるでしょう。

初期コスト・ランニングコスト

システムの導入・運用にかかる費用と、それによって得られる業務効率化の効果が見合っているかを慎重に判断する必要があります。初期コストであればセットアップ費用やデータ移行費用の確認、ランニングコストであればライセンス料・サポート費用などを確認しておくとよいでしょう。