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派遣管理システムを導入するメリット・デメリット

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派遣管理システムの導入を検討している会社も増えているようです。

しかし、そこにはメリットもあればデメリットもあるものです。そこで派遣管理システムにはどのようなメリット・デメリットがあるのかをご紹介しましょう。

派遣管理システムを導入するメリット

まずは派遣管理システムを導入するメリットをご紹介します。これらのメリットが魅力的だと感じるのであれば、導入を検討してみましょう。

希望条件を把握しマッチングしやすくする。

派遣業務の肝となるのが、お仕事を希望するスタッフと、スタッフを求める企業のニーズを如何にマッチさせるかです。ニーズがずれていると早期退職や職場でのトラブルに発展しかねません。

しかし、スタッフ一人一人の希望を覚えるのは決して簡単ではありません。特に多くのスタッフを抱えるようになると、一人一人のデータを頭の中だけで覚えたり、メモをしていても、いざ仕事をマッチングさせようと思ったらすぐには思い出せないものです。

その点、派遣管理システムに「得意なお仕事」「希望するお仕事・条件」を記録し、データ化しておくことですぐに理想の人材を見つけることができます。わざわざメモを読み返したり、記憶を思い出す必要なく、クリック一つで依頼された仕事にマッチした人材をピックアップできます。

データを一元管理が可能

登録スタッフが多くなると登録スタッフのデータを把握するだけでも大変です。希望する仕事だけではなく、どこに住んでいるのか、得意ジャンル、敬遠したいジャンル、本業として働きたいのか副業希望なのか、ガンガン稼ぎたいのか扶養の枠内で働きたいのかなど、派遣スタッフもそれぞれ異なるものです。

これらのデータを元に、仕事を決めなければならないからこそ大変ですが、派遣管理システムを導入することで、スタッフそれぞれの特徴をデータ化できるので、管理が簡単になります。

さまざまな管理を合理的にできる

派遣スタッフの特徴をデータ化することでただ管理が可能になるだけではなく、「合理的な管理」も可能になります。何かを探すときもわざわざ書類を漁ることなく、管理システムの希望のデータにてソートするだけです。

勤怠管理や給与計算も効率化が期待できますので派遣業務全体の業務効率が高まります。

法令改正の対応漏れを回避しやすい

派遣業務に関しては、法律が変わることがあります。その場合、改正された新しい法律への対応が求められるのですが、派遣管理システムの場合、自動で対応するものも多いです。

クラウドタイプであれば自らで作業することなく対応可能となりますのでシステム対応のための手間もかかりません。また、一度対応すれば再度法律が変わるまでミスが起きるリスクは軽減します。

手作業の場合、毎回新しい法律に対応しているのかまでチェックしなければなりませんので無駄な手間がかかります。そこで新しい法律を見落としてしまった場合、ただの「ミス」ではなく、会社全体の信頼に響きかねません。

派遣管理システムを導入するデメリット

派遣管理システムを導入するメリットもあれば、デメリットもあります。メリットだけで判断するのではなく、どのようなデメリットがあるのかも把握しておきましょう。

コストがかかる

派遣管理システムが無料であればメリット面を「無料で」享受できます。しかし実際には派遣管理システムにはコストがかかります。

業務の効率化はメリットとなりますが、さほど事業規模が大きくはない派遣事務所の場合、コストに見合ったメリットが得られるとは限りません。むしろエクセルでのデータ管理で十分な場合もあります。

コストとのバランスは企業として常に考慮しなければならない点ですが、派遣管理システムもまた、コストがかかる点を踏まえて導入を検討する必要があります。導入費用が高額な場合には、どれだけメリットがあると分かっていても導入を断念せざるを得ないケースもでてくることでしょう。

慣れるまで時間がかかる可能性がある

派遣管理システムのメリットには、「使いこなせば」という大前提があります。

使いこなすことで先に挙げたメリットを享受できるのですが、使いこなすことができなければ、かえって手間になってしまいます。特に導入直後は、これまでの環境との違いから戸惑うことが増えると予想されます。

長期的に見れば慣れさえすれば利便性・効率性が高まりますが、あまりにも難しいシステムの場合、慣れるまでに時間がかかったり、慣れる前に断念したりといった可能性もあります。そのため「使いこなせるのか」という点も考慮しておく必要があります。

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