教育・学業支援業

【教育・学業支援業】派遣管理システム導入事例

求職者のステータスの可視化で稼働率が高くなった

学習塾事業を中心に展開している企業の事業部では、かつてGoogleスプレッドシートやExcelだけで求職者の進捗状況を管理していました。しかし、それらのツールでは情報を一元的に把握することが難しく、データの入力や共有にも多くの時間がかかってしまっていたとのこと。

加えて、入力できる情報の量や質にも限界があり、求職者の面接状況や選考フェーズの把握が十分に行えないという課題があったのです。

こうした背景から、各部門でばらばらに扱われていた情報を一つのシステムで管理し、求職者が何件の面接を行い、今どの段階にいるのかを明確に把握できるようにするために、派遣管理システムの導入を決断しました。

システム導入後は、KPI（重要業績評価指標）の設計が容易になり、チームごとの活動状況を具体的な数値で把握できるようになりました。

たとえば、「何名の求職者と面談したのか」「そのうち何名を企業に推薦したのか」「1人の求職者に対して何件の案件を紹介し、何件応募があり、どの程度選考が進んだか」といった一連のプロセスが数字で明確に見えるようになったのです。

これにより、売上の予測も立てやすくなり、経営陣に対して、現在の予算に対してどのように成果を出していくかの説明も、より論理的かつ具体的に行えるようになったとのこと。担当者は、この点がシステム導入によって最も大きな成果だったと感じているようです。

さらに、求職者が面談から実際に応募へ進む「稼働率」も大きく改善しました。以前はその平均が30～40％程度にとどまっていたのに対し、現在では50～60％を超える水準にまで向上しています。システムの導入により、情報の見える化と業務の効率化が同時に進んだことで、採用活動全体の質とスピードが高まったことがうかがえます。

参照元：PORTERS｜株式会社明光ネットワークジャパンの導入事例（https://hrbc.porters.jp/case/detail/id=836）

教育・学業支援業や派遣会社が派遣管理システムを選ぶポイント

現場に合わせてクラウド・オンプレミスを選ぶ

クラウド型は初期導入コストを抑え、ベンダーが定期的にバージョンアップを実施するため法改正への対応も速やかです。また、インターネット環境があればどこからでもシステムを利用でき、リモートワークにも適しています。

一方、オンプレミス型は自社内サーバーで運用するため、データ処理速度やセキュリティ面で優位性を発揮し、柔軟なカスタマイズが可能。ただし、サーバー導入・保守コストやアップデート対応の手間が増える点には注意が必要といえます。

操作性の良さ

直感的に操作できるユーザーインターフェースは、現場スタッフや担当者がシステムを抵抗なく利用できるかどうかを左右します。操作のしやすさや画面構成の分かりやすさはトレーニング時間を短縮し、導入初期から実務に移行するスピードを早めます。

実際に多くの利用者から高い評価を得ているシステムは、ダッシュボードの機能配置やレスポンシブデザインに優れ、日々の利用満足度を高めていることからも、重要なポイントといえるでしょう。

カスタマイズ性

派遣管理システムが他社サービスや自社基幹システムとAPI連携できれば、スタッフ登録や勤怠情報、会計データなどを自動で同期し、データの一元管理ができるようになります。

たとえば、求人サイトからの応募者情報を自動で取込む機能や、会計システムへの請求データ連携、電子契約サービスとの統合など、業務フロー全体を俯瞰して最適化も可能。このような拡張性があれば、将来的な業務変化にも柔軟に対応できるでしょう。

モバイルアプリ・リモート承認機能

スマートフォンアプリによる勤怠打刻や契約書締結ワークフロー、リモート承認機能があれば、教育現場での急な変更にも柔軟に対応しやすくなります。

位置情報の記録やQRコード打刻、電子署名連携を活用することで、紙ベースの承認プロセスを廃止することも可能。管理部門とスタッフ双方の承認状況をリアルタイムで把握しやすくなります。